H000869 Дипломная работа Система архивного дела. Использования архивных документов за рубежом

3400 руб. 1890 руб.

В корзину

Введение

Актуальность темы. С древнейших времен человечество стремилось сохранить историческую память, как известно, «без документа нет истории, без истории нет государства, нет нации». Одним из наиболее важных информационных ресурсов страны являются - архивы.

Архив - хранилище исторического, народного опыта, накопленного на протяжении веков. Учреждения, хранящие культурные ценности, являются надежной гарантией того, что память народа о судьбоносных событиях страны, о жизни и деятельности выдающихся личностей, будет служить изучению науки, исторических процессов, процессов становления и развития независимого Казахстана. Архивы всегда представляли сокровищницу документальной памяти народов, которые материализуют право ее граждан на получение ретроспективной документной информации в оптимальном виде и объеме.

22 декабря 1998 года впервые в истории архивного дела Республики Казахстан был разработан и принят закон «О национальном архивном фонде и архивах». С этого момента открылась новая веха в истории архивной сферы. Тем самым, как было отмечено некоторыми казахстанскими учеными «… было создано правовое поле для решения задач формирования, обеспечения сохранности и научного использования письменных документов, составляющих неотъемлемую часть историко-культурного наследия народа, отражающих историческое прошлое страны и фиксирующих ее настоящее».

Однако дальнейшее реформирование архивной сферы возможно лишь при определении четких ориентиров и приоритетов развития архивного дела и использования архивных документов. Этим обусловлена актуальность темы выпускной квалификационной работы.

26 января 2001 была принята Концепция развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы, в которой было освещено состояние архивного дела, а также определены среднесрочные ориентиры развития архивного дела и долгосрочные приоритеты в развитии архивов страны.

Большую роль в развитии архивного дела и пополнении Национального фонда страны сыграла Государственная программа «Культурное наследие Казахстана», принятая в 2004 году.

Президент Республики Казахстан проявляет заинтересованность и постоянную заботу о сохранении и приумножении культурного наследия. Работа по сохранению и использованию духовных ценностей многонационального народа рассматривается как важная часть государственного и культурного строительства страны.

Цель выпускной квалификационной работы является изучение особенностей использования архивных документов за рубежом.

Исходя из цели выпускной квалификационной работы и предмета исследования необходимо решение следующих задач:

1) изучение теоретических аспектов использования архивных документов в Республике Казахстан. В рамках решения данной задачи необходимо рассмотреть систему архивного дела Республики Казахстан; изучить требования к организации использования архивных документов в соответствии нормативно-правовой регламентацией данной сферы в Республике Казахстан;

2) анализ организации использования архивных документов в Коммунальном государственном учреждении «Государственный архив Мартукского района». В рамках решения данной задачи необходимо привести характеристику деятельности исследуемого архивного учреждения и выявить особенности использования архивных документов с определением ключевых проблем в данной сфере;

3) разработка рекомендаций по совершенствованию организации использования архивных документов в Коммунальном государственном учреждении «Государственный архив Мартукского района» Республики Казахстан.

Объектом исследования является архивное дело Республики Казахстан.

Предметом исследования выступает организация использования архивных документов в Коммунальном государственном учреждении «Государственный архив Мартукского района» Республики Казахстан.

При подготовке выпускной квалификационной работы необходимо использование таких методов исследования как: наблюдение, опрос, анализ и обобщение теоретического и практического материала и пр.

Исходными данными к выпускной квалификационной работе должны быть законодательные и иные нормативно-правовые акты в сфере архивного дела Республики Казахстан, локальные нормативные акты документы Коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» Республики Казахстан.

Теоретическая и практическая значимость работы определяется

Научная новизна работы состоит в .

Дипломная работа состоит из введения, трёх глав, которые включают разделы, заключения, списка использованной литературы и приложении.

1 Теоретические аспекты особенностей использования архивных документов

1.1 Система архивного дела Республики Казахстан

Истоки архивного дела в Казахстане уходят в те времена, когда во главе Букеевской Орды стоял высокообразованный по тем временам потомок великого Абулхаира хан Букей. Сын Букея, Жангир хан с успехом продолжил отцовское дело, вошедший в историю не только как мудрый политик, но и как просветитель казахского народа, который собирал и хранил все ценное и значимое в интересах своих современников и потомков. В 1795 году для строительства архива Букеевского ханства специально был разработан проект, чертежи которого дошли до наших дней. Также при Жангир хане была создана особая канцелярия из татарского и русского отделений для ведения делопроизводства. Увеличившийся поток писем и объем делопроизводства способствовал быстрому комплектованию архива. Со смертью Жангир хана архивное руководство было переведено в ведение Временного Совета Внутренней Киргизской (Букеевской) орды.

Присоединение Казахстана к России привело к установлению военно-административной системы управления царского самодержавия. Сформированная в Казахстане сеть архивных учреждений заимствовала организационную структуру архивов метрополии. Характерной чертой архивов дореволюционной России была ведомственность, подчиненность правительственному учреждению, организации, предприятию, научному учреждению.

До 1870 года разборочной комиссией несколько раз пересматривались документы и дела, не подлежащие хранению, документы в дальнейшем уничтожались. Больше всего архив пострадал в годы гражданской войны. С установлением советской власти были приняты меры по охране архивных документов. В 1927 году документы Букеевского архива дореволюционного периода были переведены на хранение в Центральный краевой архив.

В советское время в Казахстане была создана стройная система архивных учреждений, в организацию архивного дела были внедрены принципы строгой централизации и национализации. В этот период происходила дальнейшая концентрация документальных материалов, велось использование документов в народно-хозяйственных, научных и практических целях. Вместе с тем, большинство архивов находились в помещениях, непригодных для хранения документов.

В сознании руководителей некоторых местных ведомств все еще существовало мнение, что документы архива - это макулатура, подлежащая уничтожению, а их место займут воспоминания и мемуары, потому и неудивительно соответствующее отношение к архивам. Документы публиковались в основном, по социальному заказу партии и выбиралось направление тем, освещающих историю революции и становление Советской власти в Казахстане. В годы войны архивные учреждения СССР продолжали работу по комплектованию архивов, обеспечению сохранности, публикации документов. В начале военных действий в Казахстан было вывезено более 16 вагонов документов, которые были сосредоточены в областных государственных архивах и в некоторых городах в отделах городских архивов. В связи с отсутствием приспособленных помещений многие документы были так разрушены от сырости, что восстановить информацию с них было практически невозможно. Тем не менее, работа по всем направлениям архивной деятельности продолжалась.

В начале 70-х годов в республике были образованы и действовали - Центральный государственный архив Казахской ССР, 17 архивных отделов, 17 облгосархивов и 31 филиал облгосархивов.

С 1991 года за 25 лет независимости государственная система управления архивным делом претерпела значительные изменения.

С обретением Казахстаном независимости изменилось и отношение к архивным документам, многократно увеличилась потребность в архивах: многие из них рассекречены и стали общедоступными.

Появилась возможность приобретать копии редких рукописей в зарубежных музеях и архивах.

Интерес к архивным материалам со временем резко возрос не только у профессиональных историков, но и у работников телевидения, людей, увлекающихся прошлым Казахстана.

В современном мире архивы - не только, то место, где хранятся документы, но и культурные, научные, а также исторические центры. Ввиду своей многофункциональности они занимают особое положение среди государственных учреждений страны.

В истории архивного дела впервые был разработан и принят Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», который был подписан Президентом Республики Казахстан 22 декабря 1998 года. Данный Закон имеет огромное значение для хранения, формирования и использования документов Национального архивного фонда, являющегося неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана. Благодаря национальному архивному законодательству стали доступны ранее закрытые архивные фонды и документы.

Вопрос развития культуры, сохранения и приумножения ее наследия имеет сегодня огромное значение.

В рамках Государственной программы «Культурное наследие», только в 2007 году выявлено более 75000 листов документов, 64 книги,6 рукописей, а также 158 документальных сюжетов и репортажей с общим звучанием 200 часов.

Сегодня Государственная архивная служба Республики Казахстан составляет единую сеть государственных архивов республики и представлено 7 республиканскими и 207 региональными архивными учреждениями. Их деятельность направлена на решение главной задачи: сохранение и преумножение документального наследия. Для архивистов очень важно сделать первый шаг к сохранению уникальных архивных документов как культурного и исторического феномена, заслуживающего трепетного и уважительного отношения.

В настоящее время Государственная архивная служба Республики Казахстан занимает важное место в деле формирования исторического самосознания народа, обеспечивая ведение работ по формированию Национального архивного фонда, его дальнейшему пополнению, сохранению и организации широкого использования его документов.

Состав Государственной архивной службы представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Состав Государственной архивной службы Республики Казахстан

Таким образом, система архивного дела Республики Казахстан включает в себя обширный перечень архивных учрждений различного уровня.

1.2 Требования к организации использования архивных документов в Республике Казахстан

В современном архивоведении важнейшими задачами использования архивных документов являются:

- укрепление государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан. Документы архивов используются в основном при информировании учреждений и исполнений запросов как тематического и социально-правового характера, культурно-просветительской, в научной публикации и выдачи исследователям для изучения в читальный зал и других целях.

Основные формы использования архивных документов

Рисунок 1 - Основные формы использования архивных документов

1.3 Нормативно-правовая регламентация архивного дела в Республике Казахстан

С давних времен и по сей день роль архивов неоценима. Документы архива отражают события исторической поры, помогают возобновить утраченное, или открыть что-то новое в событиях всей страны или отдельного региона. Физическим лицам, юридическим лицам, организациям архивы помогают собрать информацию для составления родословной, получить информацию социально-правового характера, подтвердить трудовой, страховой стаж, отследить определенные факты, события, явления и ответить на многие интересующие вопросы.

Нормативные документы, регулирующие сферу архивного дела, устанавливают единые принципы организации работы с документами, подлежащие архивному хранению; требования к архивному хранению и помещениям. На региональном уровне отдельно выделяют нормативную законодательную базу, регламентирующую архивное дело в органах власти. Рассмотрим нормативные и законодательные акты, регулирующие архивное дело в Республики Казахстан:

- Конституция Республики Казахстан;

- Гражданский кодекс Республики Казахстан;

- Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года №326-1 Республики Казахстан; - Закон Республики Казахстан «О порядке обращений физических и юридических лиц» .Астана, Аккорда, 12 января 2007 года ;

- Закон Республики Казахстан «О государственных секретах» от 15 марта 1999 года № 349-1 (с изменениями, внесенными Законами РК от 16.03.2001 г. № 163-II; от 10.07.02 г. № 338-II; от 02.04.04 г. № 541-II) .

- Закон Республики Казахстан «Об информатизации» от 24 ноября 2015 года № 418-V «Об информатизации» (с изменениями от 28.12.2016 г.) Настоящий Закон регулирует общественные отношения в сфере информатизации, возникающие на территории Республики Казахстан между государственными органами, физическими и юридическими лицами при создании, развитии и эксплуатации объектов информатизации, а также при государственной поддержке развития отрасли информационно-коммуникационных технологий;

- Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 “О Концепции развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы;

- Постановление Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 «О утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы»; - Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144; - Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 «Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами»;

- Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 «Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»;

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от «25» сентября 2009 года № 128;

Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок». Приложение 3 к постановлению Правительства Республики Казахстан от 22 июля 2011 года № 842; - Оказание государственной услуги областным государственным архивом через ЦОНы г.Актобе «Выдача архивных справок»;

- Стандарт государственной услуги «Апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж». Утвержден постановлением Правительства Республики Казахстан от «30 декабря 2009 года № 2315».

Таким образом, на всех этапах работы с архивными документами независимо от формы их использования, необходимо соблюдение действующего законодательства в сфере архивного дела. Выполнение и учет требований нормативных актов – это гарантия правильной, планомерной и законной работы с документами Архивного Фонда Республики Казахстан и другими архивными документами.

2 Анализ организации использования архивных документов вкоммунальном государственном учреждении «Государственный архив Мартукского района»

2.1 Характеристика коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»

В своей деятельности коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» руководствуется следующими законодательными и нормативно-правовыми документами:

- Конституция Республики Казахстан;

- Гражданский кодекс Республики Казахстан;

- Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-1 (по состоянию на 6 апреля 2016 года);

- Положение о Национальном архивном фонде Республики Казахстан» от 7 октября 1999 года № 1538 (по состоянию 17 ноября 2009 года);

- Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145;

- Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146;

- Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22;

- Примерное положение о ведомственном или частном архиве организации», утвержденное протоколом заседания Методического совета по рассмотрению вопросов в области архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 23 октября 2015 года;

- Примерное положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации», утвержденное протоколом заседания Методического совета по рассмотрению вопросов в области архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 23 октября 2015 года;

- Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда», утвержденные приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года;

Сотрудники коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» осуществляет свою деятельность с использованием следующих нормативных документов:

- Устав коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района», который разрабатывается заведующим, утверждается постановлением акимата Актюбинской области, заверяется руководителем государственного учреждения «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области» и согласовывается распоряжением Уполномоченного органа по управлению государственным имуществом государственного учреждения «Управление финансов Актюбинской области»;

- Должностные инструкции каждого сотрудника архива, утвержденных заведующим коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»;

- Инструкции по делопроизводству коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»; - Номенклатуры дел коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района».

Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» в своей работе используют следующие нормативные акты:

Учреждение имеет полное наименование - коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района » государственного учреждения «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области».

Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» государственного учреждения «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области» является некоммерческой организацией, обладающей статусом юридического лица, созданной для изучения, учета, хранения и популяризации памятников материальной и духовной культуры.

Уполномоченным органом по руководству соответствующей отрасли Учреждения является государственное учреждение «Управление культуры, архивов и документации Актюбинской области».

Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» является юридическим лицом, имеет свое имущество в оперативном управлении, печать, штампы, бланки с наименованием и собственную символику, которую может использовать в рекламных и иных целях. В настоящий момент коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» не имеет собственного здания и располагается на первом этаже Мартукского районного судаю Организационным документом, регламентирующим юридический статус коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» его организационно-правовую форму является Устав представленный в приложении А. Цель создания коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» - формирование, организация хранения, учет и использование архивных документов и архивных фондов, обеспечение сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Предметом деятельности Учреждения является обеспечение формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Целью деятельности Учреждения обеспечение государственной политики в архивном деле и документообразовании, хранение, приумножение документов архивного фонда ,а также обеспечение использования архивных документов в научных, социально-культурных и хозяйственных целях. Для достижения цели коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» выполняет следующие функции:

 формирует Национальный архивный фонд Республики Казахстан, обеспечивает государственный учёт документов;

 координирует деятельность по этим вопросам физических и юридических лиц;

 обеспечивает государственный учёт документов архивного фонда;

 ведёт прием, хранение, а также использование архивных документов для удовлетворения запросов государственных органов, общественных организаций и граждан;

 источниками комплектования, ведомственными архивами;

 осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, их дезинфекции, реставрации, переплету, страховому копированию, выявлению и учету особо ценных документов;

 проводит работу по комплектованию архивными документами: принимает на государственное хранение, в том числе на договорной основе; определяет источники комплектования и состав документов, подлежащих архивному хранению, ведет списки организаций источников комплектования коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района», список физических лиц собственников документов;

 принимает меры по пополнению коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» документами, находящимися в собственности негосударственных организаций и граждан, к выявлению и получению из российских и зарубежных архивов подлинников или копий архивных документов своего профиля;

 изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации и предоставляет документы или копии, информационные базы данных, архивные справочники пользователям, проводит в установленном порядке рассекречивание документов;

 организует документальные выставки, информирует о документах коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» через средства массовой информации и иным способом;

 осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учреждений подготовку к изданию и организацию издания публикаций по актуальной тематике, справочников, информационной, научно-популярной и краеведческой литературы;

 исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Республики Казахстан, иностранных организаций и граждан по документам коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»;

 принимает активное участие в работе научно-методического совета архивных учреждений Актюбинской области, научно-практических конференций, коллегии, экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов Актюбинской области;

 организует по райоучёт организаций-источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан.

Согласно штатному составу коммунальное государственное учреждение «Государственный архив Мартукского района» состоит из пяти работников. Организационная структура Учреждения представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»

Согласно должностной инструкции, архивисты коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района» выполняют следующие функции:

1) архивист, хранитель фонд:

- обеспечивает сохранность документов, находящихся на государственном хранении, организует прием и учет документов в соответствии с существующими правилами и нормативами. Осуществляет проведение комплекса мер по сохранению, улучшению физического состояния архивных фондов, реставрации, консервации и страховому копированию документов;

- контролирует выдачу дел из архивохранилищ и их возврат, соблюдение норм и правил хранения архивных документов, техники безопасности и противопожарной защиты; исполняет запросы физических и юридических лиц и выдачу архивных справок и копий архивных документов, необходимых им для защиты прав и законных интересов; создание информационно-поисковых систем;

- участвует в экспертно - проверочной и методической комиссий государственного архива.

2) архивист, специалист по учету комплектования архивово организации и делопроизводства:

- осуществляет руководство по соответствующим направлениям деятельности государственного архива;

- оказывает методическую и практическую помощь учреждениям и организациям по вопросам ведомственного хранения документов, по организации ведения документооборота в делопроизводстве;

- обеспечивает прием архивных фондов и документов на государственное хранение, организацию государственного хранения, учет и обеспечение их сохранности; исполнение запросов физических и юридических лиц и выдачу архивных справок и копий архивных документов, необходимых им для защиты прав и законных интересов; создание информационно-поисковых систем;

- составляет планы и отчеты о работе отдела, а также разделы к перспективным и годовым планам государственного архива;

- контролирует выполнение специалистами плановых заданий;

- обеспечивает соблюдение правил внутреннего распорядка и режима работы государственного архива.

3 ) Архивист, ответственный за ведение методической и практической помощи учреждениям и организациям по вопросам ведомственного хранения документов, по организации ведения документооборота в делопроизводстве. Контролирует соблюдение правил и режимов хранения архивных документов. Исполняет запросы физических и юридических лиц, выдает архивные справки и копии архивных документов, необходимых им для защиты прав и законных интересов. Ведет исследования и разработку методических пособий по профилю отдела.

4) В соответствии с возложенными задачами, в функциональные обязанности научного сотрудника входит следующее:

- осуществляет прием и регистрацию документов, ведет учетно-справочной работы по документам;

- организует своевременного рассмотрения поступающих документов, осуществление контроля за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;

- разрабатывает номенклатуры дел коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»;

- проводит экспертизы ценности документов, составление описи по номенклатуре дел, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- обеспечивает сохранности служебной документации и участие в подготовке документов к сдаче на архивное хранение;

- учавствует в работе по совершенствованию Инструкции по делопроизводству коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»;

- участвует в разработке пособий, памяток по профильным вопросам отдела;

- ведет журнал регистрации тематических запросов;

- выполняет информационные работы с рукописных и печатных материалов с применением персонального компьютера;

- выполняет работы по обеспечению кадровой деятельности коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района»;

- оформляет приказы, оформляет трудовые книжки и личные дела;

- ведет табель учета рабочего времени;

- организует работы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;

- исполненяет запросы социально-правового характера, дает рекомендации о месте хранения архивных документов учреждений;

- участвует в повышение своей квалификации.

Рабочее место научного сотрудника - кабинет рядом с кабинетом заведующего коммунального государственного учреждения «Государственный архив Мартукского района». Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется научный сотрудник, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер и копировальный аппарат.

Остальные сотрудники архива не имеют личных кабинетов, но имеют индивидуальные места оснащённые ПК. Рабочие места всех работников архива удобны и оборудованы в соответствии с существующими требованиями.