W010653 Курсовая работа Совершенствование документооборота в администрации Пушкинского муниципального района Московской области

Оглавление

Оглавление 2

Введение 3

Глава 1 Теоретические основы ведения документооборота в организации 6

1.1 Сущность документооборота в организации 6

1.2 Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов 15

Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов 18

1.3 Роль документооборота в управлении организацией 23

Глава 2 Анализ документооборота в администрации Пушкинского муниципального района 29

2.1 Общая характеристика развития Пушкинского муниципального района 29

2.2 Анализ основных показателей администрации Пушкинского муниципального района 39

2.3 Анализ организационной структуры и кадрового состава администрации Пушкинского муниципального района 41

Введение

Документирование это одна из составляющих частей делопроизводства, которые напрямую связаны с процессом создания документации. Все аспекты, связанные с учетом и движением документов, объединяются в понятие «документооборот». Под документооборотом понимается любое передвижение документов в организации, с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Отрасль деятельности, которая связана с обеспечением документального оформления и организацией дальнейшей работы называется делопроизводством или документационным обеспечением управления (ДОУ). Также это обусловлено тем, что деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается созданием и перемещением какой-либо документации.

В нынешних условиях информация представляет собой особо значимый объект производственной деятельности и потребления. Она играет основополагающую роль в определении результатов прогресса в различных сферах жизни общества (научной, технической, культурной и экономической).

Объемы информации, необходимой чтобы принять решение растет. Эта тенденция приводит к резкому увеличению числа документов. Но при этом, применяемые традиционные методы работы с ними, все меньше и меньше эффективны. В этом случае, эффективного результата можно достичь, внедряя электронный документооборот, который позволит упростить обработку документов с помощью электронных средств.

В современных условиях компьютерные и сетевые технологии активно развиваются, и это способствует заметно оптимизировать документооборот в организациях. Согласно экспертным оценкам переход на электронные системы документооборота и применение различных автоматизированных технологий, способствуют сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40 %. Именно поэтому основополагающую роль в деятельности любой организации играет эффективная система управления электронным документооборотом. Данная система в свою очередь призвана обеспечить бесперебойное движение потоков документов и информации.

Все это обуславливает актуальность исследуемой темы и определяет объект, предмет, цели и задачи данной работы.

Учитывая большое значение, которое имеет постоянное совершенствование документооборота в муниципальных учреждениях, направленное на автоматизацию процесса движения документов в организациях, с целью упрощения работы с бумажными носителями, была сформулирована тема курсовой работы «Совершенствование документооборота в администрации Пушкинского муниципального района Московской области».

Цель работы – разработать рекомендации по совершенствованию документооборота в администрации Пушкинского муниципального района Московской области.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) обозначить теоретические основы организации делопроизводства;

2) дать общую характеристику администрации Пушкинского муниципального района;

3) проанализировать основные показатели деятельности и кадровый состав администрации Пушкинского района;

4) проанализировать систему делопроизводства в Администрации Пушкинского муниципального района;

5) подготовить рекомендации по совершенствованию делопроизводства в администрации Пушкинского муниципального района с помощью внедрения электронного документооборота.

Объектом исследования является администрация Пушкинского муниципального района Московской области.

Предметом исследования – система документооборота в администрации Пушкинского муниципального района Московской области.

Исследовательской базой являлись нормативно-правовые документы Российской Федерации, Московской области, Устав Пушкинского района, инструкция по делопроизводству в администрации Пушкинского муниципального района.

Структура работы соответствует поставленным целям и задачам и состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников. Работа содержит ……  таблиц и ….. рисунков. Список использованных источников включает в себя ……. наименований.

Глава 1 Теоретические основы ведения документооборота в организации

1.1 Сущность документооборота в организации

В различного рода документах отражается деятельность любой организации, предприятия или учреждения. Учитывая общественную важность документирования управленческой деятельности, также необходимость обеспечить эффективное взаимодействие с государственными органами и другими организациями в различных отраслях, данные аспекты закреплены системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Многие вопросы, которые связаны с организацией и технологией работы с документами не подлежат регламентированию. Эти вопросы затрагивают основы корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, результатом которого, будет являться создание системы работы с документами, которая учитывала бы все особенности документирования деятельности того или иного учреждения, структуры управления, организационной структуры, технической базы, финансовые аспекты и управленческие традиции.

Под документооборотом понимается определенное движение документов в организации с того момента как они создаются или получаются адресатом до момента их отправки или сдачи в дело.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29.07.83 г. N 105, документооборотом является создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Документооборот – основа правовой стабильности бизнеса. При правильном функционировании системы договорной работы на предприятии можно избежать ненужных ошибок и недоразумений. Такие ошибки и недоразумения постоянно отвлекают людские и финансовые ресурсы организации и как следствие появляются судебные споры.

Эффективность документооборота зависит от обеспечения оперативного исполнения всех этапов работы с документами. В этом и заключается сущность документооборота. Скорость получения информации, которая необходима для выработки решения определяется четкостью обработки и движения документа в организации. Поэтому большое внимание необходимо уделять рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения.

Документооборот можно представить в виде информационных потоков с помощью которых:

1) организация взаимодействует с окружающей средой (государство, общество, граждане)

2) организация как единая централизованная система осуществляет внутреннее взаимодействие между структурными подразделениями, исполнительными органами и отдельными сотрудниками.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы. Большинство таких поступающих документов должны порождать соответствующие исходящие, в определенные сроки. Эти сроки устанавливаются нормативными актами, которые предписывают то или иное время ответа на соответствующий поступающий документ. Также сроки могут быть прописаны непосредственно во входящем документе;

- исходящие (отправляемые) документы. Большинство данных документов – это ответы организации на поступающие документы. Некоторые исходящие документы подготавливаются на основе внутренних документов организации. Также некоторое число отправляемых документов иногда требует поступления входящих документов (запросы в другие учреждения);

- внутренние документы - это официальные документы, не выходящие за пределы данной организации. Такие документы в основном предназначены для организации работы предприятия. Это обусловлено тем что они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах данной организации. К таким документам можно отнести организационно-правовые и организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.п.

Существует такое понятие как объем документооборота учреждения. Объемом документооборота учреждения называют количество документов всех потоков за год. Этот показатель необходим для расчета нужной численности делопроизводственного персонала, а также для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Иными словами, эта величина показывает загруженность всего управленческого аппарата.

Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.

Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.

Документопоток можно охарактеризовать по следующим основным параметрам:

- содержание или функциональная принадлежность, характеризуется составом документов, которые в него входят, а также составом информации, закрепленной в этих документах;

- структура. Структура документопотока описывается признаками, с помощью которых может быть осуществлена классификация документов и их индексация и сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В большой степени структура соответствует функционально-целевому назначению составляющих документов в документопотоке;

- режим или цикличность документопотока, определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Чаще всего такие изменения связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, также сезонным уменьшением активности (деловая, политическая, управленческая) и с внутренними ритмами работы учреждения;

- направление, зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов. Например, регистрируемые документы и нерегистрируемые, контролируемые и неконтролируемые по исполнению службой ДОУ документы и т.д. Также направление документопотока зависит от согласования, утверждения, ознакомления с документами, т.е. от способов оценки и удостоверения данных документов;

- объем. Объем документопотока измеряется физическим количеством документов, как подлинников, так и копий. Он может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:

- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

- бухгалтерский документооборот;

- секретное и конфиденциальное делопроизводство;

- технический и технологический документооборот;

- документооборот системы менеджмента качества.

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.

Как правило, организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил. Эти правила подлежат выполнению всеми сотрудниками.

Необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов в схеме документооборота в организации, так как затрачиваемое на работу с каждым документом время должно быть минимальным. Это условие распространяется и на количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота.

Существует 8 основных принципов, которые обеспечивают оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути и с минимальными затратами времени.

Первый принцип – это централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов. Он заключается в следующем – все входящие в организацию, любыми способами доставки, документы (почта, электронная почта, факс, бумажный носитель и др.), а также исходящие документы, должны обрабатываться в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Второй принцип подразумевает под собой максимальное сокращение числа инстанций, через которые проходит документ. Как следствие также сокращаются и полностью исключаются возвратные движения документа, если те не обусловлены деловой необходимостью. Иными словами, документы проходят какую-либо инстанцию всего один раз.

Третий принцип – это разработка схем прохождения документов, т.е. маршрутизация отдельных видов документов.

Четвертый принцип заключается в однократности регистрации документов. Входящие и исходящие документы организации регистрируются один раз: поступающие в организацию регистрируются по мере поступления, а создаваемые в организации непосредственно при создании. Регистрация документов осуществляется в службе ДОУ или в структурном подразделении организации.

Пятый принцип – это организация предварительного рассмотрения документов. Сюда входит распределение вновь поступивших документов на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение в подразделения. Ответственный за предварительное рассмотрение – специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя).

Шестой принцип заключается в вынесении конкретных резолюций, которые должны определять исполнителя, само поручение и срок исполнения поручений.

Седьмой принцип исключает необоснованные согласования, определяет организацию параллельного согласования одного документа одновременно несколькими работниками. Например, копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам.

Восьмой заключительный принцип – это снижение уровня подписания документов.

Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть разделены следующим образом: (таблица 1)

Таблица 1 – Разновидности документов в организации

№ Признаки деления документов Варианты  Описание документов Примеры

1 По отношению к организации Внешние  • Составляются корреспондентами предприятия;

• Поступают от сторонних организаций;

• Отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами Платежные требования

 Внутренние  Составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций. Приходный кассовый ордер

2 По объему отраженных хозяйственных операций Первичные  Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции. Приходные и расходные кассовые ордера, накладные

 Сводные  Предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени Отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни

3 По числу учитываемых позиций Однострочные  Содержат одну учетную позицию -

 Многострочные  Содержат две и более учетные позиции Платежная ведомость

4 По назначению Распорядительные  Содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции. Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы.

 Оправдательные  Содержат информацию об исполнении распоряжения. Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер.

 Документы бухгалтерского оформления  Предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Расчет износа основных средств.

 Комбинированные  Сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда.

5 По содержанию хозяйственных операций Материальные  Служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей. Акт приемки-передачи основных средств.

 Денежные  Предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия. Платежное требование-поручение.

 Расчетные  Используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам. Счет-фактура.

 Также следует отметить, что первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером (различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др.) Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

Таким образом, основными функциями документооборота являются:

- коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;

- директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.

1.2 Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому, в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.

Документооборот конфиденциальных документов, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.

Принципы и направления движения конфиденциальных документов в традиционном и электронном видах в любой организации едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами, на различных этапах документооборота, могут меняться, сохраняя при этом технологическую взаимосвязь документооборота с процессом управления.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации, обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки информации по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации.

Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:

1) кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;

2) несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;

3) тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;

4) подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;

5) дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;

6) ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);

7) случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;

8) считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;