K013176 Курсовая работа Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1  Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами

1.1Учёт расчётов с подотчётными лицами

1.2Учёт подотчётных сумм

1.3 Нормативно-правовая база по учёту расчётов с подотчётными лицами

2   Практика организации учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «МАГМА- ТРАНС»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «МАГМА-ТРАНС»

2.2 Документальное оформление учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «МАГМА-ТРАНС»

2.3 Организация бухгалтерского и налогового учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью жизни любого предприятия. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость отправить работника в командировку для приобретения материальных ценностей, оказания различных работ, услуг. В таких случаях  работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения поручений организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных, представительских расходов,  для покупки продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственные цели. Эти работники и называются подотчетными лицами.

Целью курсовой работы является изучение учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «МАГМА-ТРАНС».

Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм, что обуславливает актуальность выбранной темы.

Задачами курсовой работы является:

1) необходимо дать теоретическое обоснование объекта исследования, раскрыть его экономическую сущность;

2) изучить нормативно-правовую базу по учёту расчётов с подотчётными лицами в ООО «МАГМА-ТРАНС»;

 3) исследовать состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «МАГМА-ТРАНС».

Объектом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами и ООО «МАГМА-ТРАНС» Чамзинского района.

В качестве источников информации были использованы уставные документы ООО «МАГМА-ТРАНС», первичная документация оформления хозяйственных операций, документы синтетического и аналитического учета.

1 Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами

1.1 Учёт расчётов с подотчётными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности  у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели [4, с.70]. Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами [2, с.403].

Подотчетные суммы могут выдаваться в следующих случаях:

– на оплату расходов при служебных командировках;

– на хозяйственно-операционные расходы, включая приобретение товарно-материальных ценностей на нужды организации;

– на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно;

– на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

– на расходы уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

В организациях выдаются деньги подотчет на следующие цели:

– командировочные расходы;

– хозяйственные расходы;

– представительские расходы [6, с.88].

Расходами на хозяйственные нужды являются суммы денежных средств, использованные на приобретение в розничной торговой сети канцелярских, хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, на производство мелкого ремонта и др. [12 c.233].

Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются на основании заявления работника, подписанного руководителем организации или уполномоченным им сотрудником [12 c.233].

С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Командировка признаётся служебной при одновременном выполнении следующих условий: по распоряжению работодателя; при определённой продолжительности; если цель поездки – выполнение служебного поручения; если ехать надо за пределы места постоянной работы [5, c.159].

К числу расходов на служебные командировки относятся:

1)  расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

2)  расходы по найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов: на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

3)  суточное и паевое довольствие;

4)  расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений, иных аналогичных документов;

5)  консульские, аэродромные сборы, сборы за право выезда, прохода, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Работнику при его направлении в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

– расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательные консульские и аэродромные сборы;

– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

– иные обязательные платежи и сборы [11.

Не признаются служебной командировкой поездки работников, постоянна работа которых делается в пути (например, экспедиторы, водители) и чья работа носит разъездной характер (например, курьеры) [2, c.405].

 Командировки, целью которых является непроизводственная деятельность, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Работодатель имеет право самостоятельно установить практически любой порядок возмещения командировочных расходов [2, c.405].

К представительским относятся затраты:

1) по проведению официального приёма (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

2) транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

3) буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

4) оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации [12, с.233].

Согласно главе 25 НК РФ норма, для исчисления представительских расходов должна составлять 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции без НДС [20, с.23].

Руководитель организации утверждает приказом (распоряжением) список работников организации, которым могут выдаваться под отчёт наличные суммы [20, с.23]. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, часто бывавших в командировках. Все работники предприятия, получившие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчёт сотрудникам организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций. Так, основанием для получения денег из кассы под отчёт работникам организации является приказ руководителя, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. С позиции учёта данных операций сведения, содержащиеся в приказах о сроках использования подотчётных сумм, необходимы, прежде всего, для контроля за соблюдением условий их возврата [9, с.450].

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Подотчётные суммы разрешается тратить только на те цели, на которые они были получены [20, с.22].

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

1)  для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

2)  наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

3)  командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

4)  фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

5)  днем выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;

6)  перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

7)  организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

8)  по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. После утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Работнику для получения подотчётной суммы следует написать заявление в произвольной форме, на котором должна быть собственноручная надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, а также его подпись и дата. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт суммы [12, с.284].

Только надлежаще оформленный авансовый отчёт является основанием для отражения в учёте операций по расчётам с подотчётными лицами в том отчётном периоде, в котором данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчёта руководителем организации [9, с.451].

2 Учёт подотчётных сумм

Подотчётными суммами являются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Полученные деньги разрешается расходовать подотчётным лицам только на цели, на которые они выданы. Сумма аванса, выдаваемого под отчёт, определяют по предварительному расчёту стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

В установленные сроки подотчётные лица обязаны предоставить авансовые отчёты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов [10, с.439].

Подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами [16, с.61].

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации  может производиться:

– под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

– в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации [8, с.223].

Подотчётные суммы учитываются на активном синтетическом счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами» [3, с.405]. Выдачу денежных авансов подотчётным лицам отражают по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и кредиту счёта 50 «Касса» – при выдаче наличных денежных средств из кассы организации или 51 «Расчётные счета» – при расчётах пластиковой картой [16, с.61].

Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчётного счёта в кассу для выдачи их подотчётным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

Сумма денежных средств, выданным из кассы работникам организации, оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учёте записью:

Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» Кредит 50 «Касса».

Сотрудникам организации подотчётные суммы могут быть выданы также с расчётных и других счетов банках. В этом случае в бухгалтерском учёте производят следующие записи:

Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами» Кредит 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчёт, оформляется авансовым отчётом – сводным документом, в котором даётся весь перечень и суммы произведённых расходов на основании прилагаемых к нему документов [9, с.451].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Суточные возмещения с учётом дней убытия и прибытия из командировки. Днём выезда считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днём прибытия – день прибытия транспортного средства и место его постоянной работы. Продолжительность командирования определяется работодателем с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения.

Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

При проезде командированного работника по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. При этом при следовании работника с территории России дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. И, наоборот, при следовании на территорию России дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях [2, с.405].

Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходима информация об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учёта затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утверждённых норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат использованных подотчётных сумм отражается на основе приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [12, с.285].