K004560 Дипломная работа Теоретические основы организации деятельности секретаря

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. Теоретические основы организации деятельности секретаря

1.1.Исторические аспекты развития профессии секретаря……………………………8

1.2.Законодательная и нормативная база деятельности секретаря………………….14

1.3.Организационные основы деятельности секретаря………………………………26

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1………………………………………………………………………32

ГЛАВА 2.ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №2 МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА УЧАЛИНСКИЙ РАЙОН РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН……………………………34

2.1. Характеристика базы деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан……………………...............................................................................................34

2.2.Анализ деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан……………………...............................................................................................40

2.3.Рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан……………………...............................................................................................45

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 2………………………………………………………………………47

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………48

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………………50

ПРИЛОЖЕНИЕ А………………………………………………………………………………56

ПРИЛОЖЕНИЕ Б………………………………………………………………………………61

ПРИЛОЖЕНИЕ В………………………………………………………………………………62

ПРИЛОЖЕНИЕ Г………………………………………………………………………………63

ПРИЛОЖЕНИЕ Д………………………………………………………………………………64

ПРИЛОЖЕНИЕ Е………………………………………………………………………………65

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж……………………………………………………………………………...66

ВВЕДЕНИЕ

 Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Слово "секретарь" происходит от французского средневекового слова "secretaire" и первоначально означало доверенное лицо (по-французски, secret — тайна). Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: "статс-секретарь, доверенный письмовод государя" [50]. В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством", а в словаре С.И.Ожегова - "работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения" [73] . Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо, то есть руководителя, так и учреждение.

Секретарь нужен в любой фирме и организации [42].

Совсем недавно мало популярная и низкооплачиваемая профессия секретаря сегодня стала одной из самых престижных у нас в стране. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и так далее.

Резкое изменение отношения к профессии секретаря произошло в связи с коренными изменениями в экономике. Руководителю любой организации, фирмы, предприятия приходится постоянно принимать решения, от своевременности и правильности которых зависит существование и благополучие фирмы в условиях жесткой конкуренции.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками организации, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю поручается и подготовка документов. В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. Секретарь нужен в любой организации. В крупных организациях секретарь должен быть в каждом подразделении, отделе, департаменте.

Сегодня секретарей  готовят высшие и средние учебные заведения. Появилось также большое количество курсов по подготовке секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

Одно из обязательных условий успешной работы в XXI веке – высокий профессионализм. Чтобы быть профессионалом в любой области деятельности, надо постоянно совершенствовать свои знания и умения. Однако литература по проблемам секретарского дела очень быстро устаревает, да и по-настоящему серьёзных хороших книг выходит крайне мало. Периодически издаваемый журнал «Секретарское дело» даёт возможность всё время быть в курсе последних достижений в области избранной профессии.

На сегодняшний день журнал «Секретарское дело» по существу является единственным высокопрофессиональным журналом для секретарей любого уровня.

Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой [60], Л.В. Санкиной [80], М.В. Стенюковым [84], Ю.М. Деминым [51] и другими исследователями. Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикациях С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной [80], О.Б. Назаренко и другими.

Для рассмотрения степени изученности проблемы нами были проанализированы публикации в специализированных журналах «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство», «Кадровая служба и управлением персоналом предприятия».

 Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным. Все сказанное выше определило актуальность дипломной  работы.

Цель исследования - разработать   рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан».

Объект исследования – деятельность секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан».

Предмет исследования - организация и совершенствование деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан

Достижение цели предполагает решение следующих задач:

-изучить законодательные акты и нормативно-методическую базу документирования, регламентирующие деятельность секретаря;

-выявить значение и роль деятельности секретаря в структуре управления;

- проанализировать деятельность секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан;

-разработать рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Методы исследования: анализ нормативно-правовых, нормативно-методических и научных источников , связанных с деятельностью секретаря.

Базой исследования является муниципальное бюджетное  общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район республики Башкортостан.

Материал исследования: законодательные акты, регламентирующие деятельность и нормативно-методическая база документирования деятельности секретаря.

Практическая значимость: разработать рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан

 Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, выводов по главам, заключения, списка использованных источников, приложений.

Во введении описываются общие аспекты понятия «секретарь» и его деятельности.

 В первой главе теоретические основы организации деятельности секретаря.

Во второй главе рассматриваются практические основы организации деятельности секретаря муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №2 муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

В заключении приводятся доводы о том, какую роль играет деятельность секретаря в школе.

Список литературы состоит из нормативных источников , книг, статей и интернет источников.

В приложении мы можем увидеть Профессиональный стандарт секретаря, должностную инструкцию, Альбом унифицированных форм документов и копии документов, используемых в деятельности секретаря школы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

1.1.Исторические аспекты развития профессии секретаря.

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место. Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, М.И. Додонова, А.Ю. Конькова и др.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I. Вокруг Петра I сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер - секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю. Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент» [35], установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» [35] называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов – также «попечение» секретаря. Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах» [37], закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров». Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен. Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра I.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет - секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела».

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах» [37] они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») – с подписью (« в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари ( «Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» [37] и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.