V007123 Контрольная работа Делопроизводство и документационное обеспечение государственной и муниципальной службы

ПЛАН

• Введение 2

• Система распорядительной документации  6

• Подготовка распорядительных документов 7

• Документооборот и его основные этапы  11

• Бланки документов 12

• Заключение  13

• Список использованной литературы 13

ВВЕДЕНИЕ

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.

СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Различают следующие распорядительные документы: постановления, приказы, решения, распоряжения. Они носят административный характер и  направлены  к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, но и  рабочей группой.

Чтобы подготовить проект  документа необходимо  понять вопрос  , просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, обратить внимание на  различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.

2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).

Приказ - распорядительный акт, который издается руководителем  организации по наиболее важным, всеобщим  вопросам деятельности учреждения, чтобы разрешить основные и  оперативные задачи  

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Различают приказы:

1. По основной деятельности (по общим вопросам)

2. По личному составу (по кадрам)

Распоряжение – это распорядительный акт, который издается  руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

- информационно-методического характера,

- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,

- имеющим связь  с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, которые затрагивают  права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, который издаётся министерствами, ведомствами, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.

Постановление - документ, издаваемый  высшими органами государственной власти, (комитеты и комиссии,) образуемые при органах власти.

Постановления, которые издают  высшие органы  государственной  власти подписываются Председателем.

Различают постановления организационного характера и постановления , которые адресуются другим органам для их исполнения . Первые позволяют решать организационные вопросы  деятельности высших органов государственной власти  (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, которые обладают  властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").

В постановлениях рассматриваются вопросы хозяйственного , политического и организационного характера.  Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

К постановлениям относится  также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления подписывает  юрисконсульт.