V007074 Отчет по преддипломной практике Организация электронного документооборота на примере организации ООО “Лад-Отчет”

Тема электронного документооборота для организации, которая предоставляет услуги в области IT - технологий актуальна тем, что на сегодняшний день в организации существует огромное количество документов для обмена с контрагентами (покупателями). Документы требуют утверждения с двух сторон, хранения и быстрого поиска. Чтобы проконтролировать процесс обмена документами в покупателя нужна развитая система электронного документооборота.

Делопроизводство является одним из основных направлений деятельности любой организации. Поэтому прохождение практики для студента имеет практическую значимость: учит студента данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; подготавливает студента к дальнейшей трудовой деятельности после окончания учебного процесса.

Целью преддипломной практики является подготовка и сбор практического материала для написания дипломной работы, а также внесение предложений по оптимизации системы документационного обеспечения управления конкретной организации; изучить организацию электронного документооборота на примере конкретной организации, а именно ООО «Лад-Отчет».

Задачи работы:

- познакомиться с организацией и ее структурой;

- изучить и проанализировать нормативно-правовые документы и нормативно- методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства (документационного обеспечения управления - ДОУ) в организации (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т.п.);

-выявить системы документации, функционирующие в организации;

-изучить особенности отдельных видов документов, использование унифицированных форм, трафаретных текстов и т.д.

- составить представление о системе делопроизводства той организации, в которой они проходят практику;

- получить навыки работы с документами на всех стадиях их движения ;

- внести предложения по оптимизации организации системы документационного обеспечения управления.

Объект исследования практики - организация электронного документооборота в организации. Субъект исследования - должностные лица, занимающиеся работой с электронным документооборотом. К ним относятся: менеджеры по работе с клиентами, так как именно они непосредственно соприкасаются с документационной деятельностью организации.

Методы исследования: наблюдение за работой сотрудников организации, опрос; сбор информации; анализ их деятельности; оценка.

Практическая значимость работы состоит в том, что позволяет получить новые знания в области электронного документооборота, применить эти знания на практике.

Анализ источников литературы и их значимость:

Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" – законодательный источник, который регулирует отношения в области использования электронно-цифровой подписи, придает юридический статус электронным документам. Закон определяет понятие электронной подписи и электронного документа. В этом законе были выделены варианты электронной подписи: простая подпись (различные ключи, пароли и другие средства идентификации), неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная подпись. Также обозначены принципы использования электронной подписи, работы удостоверяющих центров. Значение этого источника для данной работы – позволяет раскрыть понятие электронно-цифровой подписи, которая широко используется в электронном документообороте.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", с изменениями от 11.07.2011 г. – законодательный источник, раскрывающий понятие информации, информационных систем, электронное сообщение, электронный документ, т.е. все что касается защиты информации, ее получение, поиск, передачу, производство и распространение.

Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи" (Зарегистрировано в Минюсте России 18.02.2016 N 41145) - нормативный документ, в котором прописаны процедуры выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»- нормативный документ, устанавливающий формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей. Значение для данной работы этого источника – раскрывает модель передачи сообщения между электронными системами.

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации» - нормативный документ, содержащий требования к оформлению документации, правила расположения реквизитов. На его основе в данной работе произведен анализ документов, предоставленных автору в организации, и выявлены основные нарушения в области их оформления.

2.1. Краткая характеристика компании.

Общество с ограниченной ответственностью «Лад-Отчет» является коммерческой организацией, входящая в группу компаний «Лад», осуществляющей разработку программного обеспечения и консультирование в этой области, оптовую торговлю техническими носителями информации (с записями и без записей), розничную торговлю компьютерами, программным обеспечением и периферийными устройствами.

Миссия организации ООО «Лад-Отчет»:

Выполнение в комплексе работ, связанных с эксплуатацией программ «СБИС» и «1С: Предприятие 8» (установка, обучение, консультирование, обновление, решение проблем при использование программы).

Целью организации является способствование сохранению и развитию накопленного технического потенциала в области программного обеспечения, и использовать его в интересах потребителей.

На данный момент основными задачами по развитию компании являются:

● Привлечение новых клиентов, за счет качественного обслуживания действующих клиентов организации.

● Внедрение системы электронного документооборота у действующих и потенциальных клиентов.

● Проведение бесплатных вебинаров по использованию программы электронной отчетности и системы электронного документооборота «СБИС».

● Автоматизирование процесса электронного документооборота в отделе по работе с клиентами.

● Сертификация сотрудников по программе электронной отчетности и системе электронного документооборота «СБИС».

● Сертификация сотрудников по программе «1С: Предприятие 8».

2.2. Описание бизнес-процессов.

ООО «Лад-Отчет» имеют большое количество реализаций, а также большой документооборот. Бухгалтерский учет в организации ведется при помощи программы «1С: Управление торговлей». В организации есть проблема быстрого документооборот. Для этого используется программа электронного документооборота «СБИС» и программа для ведения учета и создание первичной документации «1С: Управление торговлей». Проектом автоматизации является модуль для работы между пакетом «1С: Управление торговлей» и «СБИС», для быстрого обмена нужной документации для покупателей и отдела по работе с клиентами ООО «Лад-Отчет».

Бизнес-процессы организации:

● Поиск покупателя в базе;

● Поиск информации об услуге;

● Формирование заказа покупателя;

● Формирование документов покупателю в программе «1С:Предприятии 8.3»;

● Проверка документов в программе «1С:Предприятии 8.3»;

● Проверка оплаты услуг;

● Информирование покупателя о поступлении оплаты;

● Выгрузка документов из программы «1С:Предприятии 8.3»;

● Загрузка документов в системе электронного документооборота «СБИС»;

● Проверка документов;

● Поиск покупателя;

● Отправка документов;

● Получение утвержденных (подписанных) документов.

Перечень бизнес-процессов, выбранных для включения в разрабатываемую систему электронного документооборота:

● Формирование документов покупателю в программе «1С:Предприятии 8.3»;