K004288 Дипломная работа Документационное обеспечение управления в организации

В современных условия документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Система электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес – процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом – одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Каждый руководитель своего предприятия четко понимает, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основной устойчивости рынка СЭД [24].

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД, автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Все достижения в области документационного обеспечения связаны с информатизацией России, растущими темпами развития информационных технологий. В настоящее время трудно представить работу с документами, осуществляемую традиционными, ручными методами. Можно говорить и о том, что в стране сформировался рынок информационных технологий. Стремительное развитие технологий документационного обеспечения управления обусловлено в том числе вхождением Российской Федерации в мировое информационное пространство и возможностью использования зарубежного опыта.

В настоящее время единственным документом, который определяет статус службы и ее общую задачу, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для аппаратов управления иных организаций они могут служить ориентиром, но в целом при организации служб делопроизводства организации имеют возможность использовать только устаревшие или отмененных документы.

Неотрегулированность вопросов документирования и порядка работа с документами является значительной проблемой в любой организации.

В числе направлений государственного регулирования документационного обеспечения управления можно выделить следующие:

• Установление определенных правил методов создания документов, в том числе определение состава документов для решения типовых управленческих задач, унификации форм документов, требований к эффективному информационно-документационному обеспечению управленческих решений на различных уровнях;

• Разработка правил и норм организации работы с документами, внедрение современных рациональных технологий работы с документами;

• Установление требований к формированию документальных фондов организаций, контроль за обеспечением сохранности управленческой документации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» определил характеристики, которым должны соответствовать документы, включенные в систему управления документацией любой организации [1]. В соответствии со стандартом процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, являющихся аутентичными, достоверными целостными и пригодными для использования. Для этого необходимо сформулировать и документально оформить требования к документам, порядок их движения и использования, правила отбора и передачи документов на последующее хранение.

Наиболее регламентированными в документационном обеспечении управления могут считать вопросы хранения документов. Ряд законодательных актов обязывает организации различных организационно-правовых форм и форм собственности хранить определённые категории документов. Нужно отметить, что данная норма в основном соблюдается, то есть указанные документы хранятся. Ответы на вопросы, как, где и в течение каких сроков должны храниться документы, содержатся в ряде нормативных и методических документов межотраслевого действия. Конечно, и в этой сфере есть нерешенные проблемы, например связанные с хранением электронных документов. Однако данные вопросы находятся в компетенции Росархива, и им уделяется достаточное внимание.

В настоящее время в Российской Федерации приступили к разработке профессиональных стандартов, основанных на профессиональных компетенциях, соответствующих национальной квалификационной системе. Российские профессиональные стандарты предназначены для установления единых требований к содержанию и качеству профессиональной деятельности, для оценки уровня квалификации работника при приеме на работу и при аттестации, для формирования должностных инструкций; планирования карьеры, а также для разработки федеральных государственных образовательных стандартов.

В Указе Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года №597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» говорится о плане разработки профессиональных стандартов в стране [17]. План был утвержден в ноябре 2012 года [18]. И первоочередной задачей профессионального сообщества, объединений работодателей является изменение ситуации в области управления документами, разработка профессиональных стандартов, в которых был закреплен высокий уровень квалификации и требования, соответствующие высшему профессиональному образованию работников сферы документационного обеспечения управления.

В результате документ, подготовленный в одной системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда даже прочитан, в силу того что использовались различные текстовые редакторы.

Можно сказать, что межведомственный документооборот в России до сих пор бумажный. Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы, подготовленные в системе электронного документооборота, а затем отправляет их по почте. А при приеме эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводя в собственную СЭД.

Исторический термин «управление документацией» зародился в США. Американские авторы Ф.В.Хортон и К.Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок» [40].

Термин «управление документацией» активно используется во всем мире. В США организация, занимающаяся вопросами документации, называется «Национальный архив и управление документацией» (NationalArchivesandRecordsAdministration (NARA)).

Анализ работы американских и немецких исследователе позволяет сделать вывод, что среди ученых отсутствует единство в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство исследователей признают управление документацией полноценной функцией менеджмента организаций, предприятий и учреждений, а также информационным ресурсом.

Ф.Хортон и К.Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функцией управления в организациях [40].

В настоящее время стандартизация в сфере управления документацией позволяет эффективно организовать работу с документами в области управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

Разработка международных норм и стандартов занимаются комитеты Международной организации по стандартизации (ИСО). Целью деятельности Технического комитета №154 «Документы и информация в управлении, торговле и промышленности» является анализ вопросов стандартизации информационных элементов, форм и содержания документов, а также представление данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета является принятие стандарта ИСО 8439:1990 «Бланки. Основная схема составления», устанавливающего формат, поля и зоны реквизитов для бланков документов, используемых в управлении.

Разработкой международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО занимается технический комитет №46 «Информации и документация». В его работе принимают участие 34 национальных комитета – члена ИСО, в том числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России. Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности издательского дела, деятельности индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов [39].

Среди стандартов, разработанных техническим комитетом №46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация. Словарь», содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.