V007060 Курсовая работа Правовое регулирование электронного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                          3

1 Понятие электронного документа и электронного документооборота  5

2 Использование электронного документооборота в деятельности субъектов информационных отношений

3 Правовое регулирование в области организации электронного документооборота

4 Использование электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций

Заключение

Список использованных источников

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время электронный документооборот-высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Гарантией успешной работы органов власти всегда эффективная деятельность государственных служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме в науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью, несмотря на многочисленные публикации и научные труды. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей.

Объектом моего курсового исследования является электронный документооборот.

Предметом изучения – общественные отношения, связанные с электронным документооборотом.

Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.

Цель курсового исследования: изучить нормативно-правовые основы осуществления организации электронного документооборота.

      Решение поставленной цели обусловило задачи данного курсового исследования:

- раскрыть и уточнить содержание основных теоретических понятий, необходимых для данного исследования;

- изучить нормативно-правовую основу осуществления электронного документооборота;

- выявить особенности процесса использования электронного документооборота в деятельности субъектов информационных отношений;

- выявить особенности процесса взаимодействия использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций.

Совместное использование систем электронного документооборота и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанный на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронному документообороту.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры в органах власти, сделав работу государственных служащих более легкой, интересной и значимой.

Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их выполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

1 ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие электронного документа неотрывно связано с таким понятием, как электронный документооборот. В соответствии с  п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Так же согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

-аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

-достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

-целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

-пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Как уже отмечалось выше, что электронный документ и электронный документооборот понятия взаимосвязанные. Электронный документооборот - это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Фактически, электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, сеть Интернет или иными средствами. Информация, которой осуществляется обмен, может носить конфиденциальный характер. Попадая в общедоступную сеть, она нуждается в защите. Защищать электронный документ в процессе обмена помогает электронная подпись. Она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов.

Виды электронного документооборота:

-производственный документооборот;

-управленческий документооборот;

-архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

-кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

-бухгалтерский документооборот;

-складской документооборот;

-секретное и конфиденциальное делопроизводство;

-технический и технологический документооборот и др.

Существуют специальные системы для удобной и эффективной организации электронного документооборота. Например, информационная система «Международная Бизнес Почта». Эта система представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер. Система имеет интуитивно-понятный интерфейс, позволяющий не только совершать обмен документами, но и контактировать в режиме реального времени, в том числе по видеосвязи. Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

Преимущества систем электронного документооборота:

-экономия денежных средств: благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт;

- контроль над дисциплиной и исполнительностью: Система электронного документооборота позволяет следить за ходом работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач;

- обратная связь: информационные и благодарственные письма, жалобы или претензии от контрагентов поступают в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания;

-экономия времени: сокращаются временные затраты как сотрудников, так и руководителей за счет того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды;

-надежность: передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя;

-мобильность: совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома;

-актуальность: в системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУБЪЕКТОВ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ

За последние годы органами законодательной и исполнительной властей была проведена значительная работа по совершенствованию механизма электронного документооборота, в частности, между налогоплательщиками и налоговыми органами. Так, сдача налогоплательщиками налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи возможна без дублирования, на бумажном носителе начиная с 2002 г.

В соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде вместе с документами, которые в соответствии с Налоговым кодексом РФ должны прилагаться к налоговой декларации (расчету).

В 2008 г. Минфин утвердил Приказом от 18 января 2008 г. N 9н Административный регламент Федеральной налоговой службы. В течение 2009 и 2010 гг. ФНС России обеспечила разработку целого пакета нормативных документов, которые реализуют требования Административного регламента и Налогового кодекса РФ. К основным из этих документов относится Приказ ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@ "Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".

Основная цель перехода на новые Методические рекомендации (Приказ ФНС России от 2 ноября 2009 N ММ-7-6/534@) - модернизация и оптимизация процессов приема, мониторинга и обработки налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, достигаемые за счет обновления программных средств у налоговых органов, спецоператоров и налогоплательщиков.

 Самой значимой законодательной новацией в 2010 г. явилось принятие Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и другие законодательные акты Российской Федерации", предусматривающего возможность составления счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон и при наличии у них совместимых технических и программных средств. Закон расширяет область применения электронных документов в налоговых правоотношениях, в частности позволяет использовать электронные счета-фактуры.

К преимуществам внедрения электронных счетов-фактур для налогоплательщика можно отнести:

- снижение затрат на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, печать и т.д.);

- оперативный поиск нужного документа;

- скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, территориально удаленным друг от друга, потребуются минуты);

- безопасность и надежность (электронная  подпись обеспечивает контроль целостности передаваемых документов, а оператор связи гарантирует доставку документов);

- сокращение косвенных (неочевидных) затрат (затраты на копирование и дублирование документов, уплата штрафов и пени за несвоевременную оплату счетов, судебные издержки и т.п.);

Механизм обмена счетами-фактурами в электронном виде заключается в следующем:

-пакет документов (счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и пр.) подписывается электронной  подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.

-оператор связи гарантирует доставку пакета электронных документов от отправителя к получателю с подтверждением факта, даты и времени отправки документов.

Для того чтобы система обмена счетами-фактурами в электронном виде между хозяйствующими субъектами была легитимной, необходимо выполнение важнейшего условия для удостоверяющего центра оператора электронного документооборота: участник электронного документооборота должен получить сертификат ключа подписи одного из доверенных удостоверяющих центров ФНС России.

Однако в организации электронного документа оборота путем оформления счетов-фактур, накладных, актов выполненных работ в бухгалтерском учете существует проблема так в соответствии с положениями пп. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами, которые в настоящее время не утверждены.

С 25 августа 2015 г. действует новый порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронном виде, утвержденных приказом ФНС России от 15.04.15 г. № ММВ-7-2/149@ (далее – Порядок). Новый Порядок предусматривает обновленный перечень документов, направляемых налоговыми органами налогоплательщикам в электронном виде.

Начиная с 1 января 2015 г. у налогоплательщиков, представляющих налоговую отчетность через Интернет, появилась новая обязанность. Согласно обновленной редакции п. 5.1 ст. 23 НК РФ (п. 5.1 введен Федеральным законом от 28.06.13 г. № 134-ФЗ) такие налогоплательщики при получении по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) документов, используемых налоговыми органами для проведения мероприятий налогового контроля, обязаны передать квитанцию о приеме документов. Срок передачи – в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом. Налоговые органы вправе приостанавливать операции по счетам налогоплательщика в банке, а также переводы его электронных денежных средств. Однако п.п. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ установлен перечень истребуемых электронных запросов для применения подобных действий со стороны налоговых органов. Речь идет о неисполнении обязанности по передаче квитанции в отношении следующих документов:

- требования о представлении документов;

- требования о представлении пояснений;

- уведомления о вызове в налоговый орган.

С 25 августа 2015 г. введен новый Порядок направления документов налоговыми органами в электронной форме, который заменил ранее действовавший порядок, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.11 г. № ММВ-7-2/169@. Участниками информационного обмена при направлении данных документов в электронной форме по ТКС являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка). Ранее в письме ФНС России от 22.04.15 г. № ЕД-4-15/6906@ налоговые органы отмечали, что положения НК РФ не обязывают налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В этом случае электронную квитанцию о приеме документов из налоговой инспекции может отправить законный или уполномоченный представитель налогоплательщика. Напомним, что законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов (ст. 27 НК РФ), а уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах на основании доверенности (ст. 29 НК РФ). Пунктом 5 порядка предусмотрено, что участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых документов, а также технологических электронных документов с квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП).

Процедура направления документа в электронной форме по ТКС описана в разделе II Порядка.

Следует отметить, что приведенный порядок корреспондирует с положениями п. 5.1 ст. 23 НК РФ.

Первоначально документ формируется на бумажном носителе, подписывается и регистрируется в налоговом органе. Не позднее следующего рабочего дня после регистрации документ формируется в электронной форме, подписывается КЭП, позволяющей идентифицировать соответствующий налоговый орган, и направляется по ТКС в адрес налогоплательщика (представителя налогоплательщика). При этом налоговым органом фиксируется дата его отправки налогоплательщику (представителю налогоплательщика).

Налоговый орган в течение следующего рабочего дня после дня отправки документа в электронной форме по ТКС должен получить от оператора электронного документооборота подтверждение даты отправки (п. 13 Порядка).

Далее при получении от налогового органа документа в электронной форме по ТКС и отсутствии оснований для отказа в приеме указанного документа налогоплательщик (представитель налогоплательщика) формирует квитанцию о приеме, подписывает ее КЭП налогоплательщика (представителя налогоплательщика) и направляет в налоговый орган.

Квитанцию о приеме налогоплательщик (представитель налогоплательщика) обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом.

А при наличии оснований для отказа в приеме документа налогоплательщик (представитель налогоплательщика) формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает его КЭП налогоплательщика (представителя налогоплательщика) и направляет в налоговый орган (п. 14 Порядка).