V006872 Дипломная работа Система учета предоставления документов для отдела по кадрам и делопроизводству Управления ПФР

Содержание

Аннотация

Введение……………………………………………………………………  4

Глава 1.  Анализ предметной области и формирование требований к

информационной системе………………………………………………...5-25

1.1. Технико-экономическая характеристика Пенсионного Фонда РФ и

отделения Сахалинской области ……………………………………. ….5-14

1.1.1. Экономический анализ деятельности организации …… …5- 6

1.1.2. Организационная структура и система управления………7-10

1.1.3. Состояние и стратегия развития информационных технологий. Состояние ИТ в организации……………….10-14

1.2. Анализ  существующей организации бизнес и информационных

процессов…………………………………………….....................14-19

1.2.1. Описание существующей организации бизнес и информационных процессов………………………………14-15

1.2.2. Анализ «узких мест» в организации………………………15-16

1.2.3. Формирование предложений по автоматизации бизнес-процессов……………………………………………………16-19

1.3. Постановка задачи автоматизации бизнес-процессов…………..19-23

1.3.1. Цели и задачи проекта автоматизации бизнес-процесса……19

1.3.2. Построение и обоснование модели новой организации бизнес-процессов …………………………………………………...19-21

1.3.3. Спецификация функциональных требований к информационной системе……………………………………..21

1.3.4. Спецификация и обоснование нефункциональных требований…………………………………………………..21-23

1.4. Календарно-ресурсное планирование проекта, анализ бюджетных  

          ограничений и рисков…………………………………….23-25,  54-58

Глава 2. Проект  автоматизации бизнес-процессов……………………….26

2.1. Информационное обеспечение …………………………………..26-28

2.2. Математическое обеспечение…………………………………….28-30

2.3. Программное обеспечение………………………………………..30-50

2.4. Техническое обеспечение………………………………………...50-52

2.5. Организационное обеспечение…………………………………….5-14

2.6. Обеспечение информационной безопасности ……………….....22-23

Глава 3. Оценка эффективности проекта……………………………….51-62

3.1. Анализ затрат на ресурсное обеспечение …………….…………51-57

3.2. Анализ качественных и количественных факторов воздействия проекта на бизнес-архитектуру организации……………………57-62

Заключение…………………………………………………………………63

Литература ………………………………………………………………64-65

Приложение № 1…………………………………………………………66-83

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в нашей жизни всё большую роль играют информационные технологии. Они вошли во все сферы жизнедеятельности, в том числе, в пенсионный Фонд РФ. Использование информационных технологий позволяет любой организации совершенствовать и улучшать управленческую деятельность, увеличивать темпы роста производительности труда, повышать собственный авторитет в глазах клиентов.

         Информационная система -  это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Основное назначение информационной системы – автоматизация рутинных процессов, своевременное обеспечение надлежащих людей нужной им информацией. Внедрение информационной системы позволяет более оперативно и качественно накапливать, хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию.

    Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее время в отделе по кадрам и делопроизводству управления ПФР в Южно-Сахалинском отделении используется устаревшая технология бумажного документооборота. Это приводит к задержкам в обработке документации, увеличивает количество возможных ошибок по сравнению с использованием системы электронного документооборота.  Конечное, что-то уже внедряется, но эти формы требуют постоянного обновления.

Объект исследования – Управление Пенсионного Фонда. Предмет исследования – рабочий процесс сотрудника отдела кадров и делопроизводства по учету поступления документации.

Целями работы являются создание системы учета предоставления документов для отдела по кадрам и делопроизводству Управления ПФР и внедрение проекта.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– Дать технико-экономическую характеристику учреждения и проанализировать предметную область;

– Сделать сравнительный анализ существующих программных средств;

– Осуществить выбор средств   проектирования и реализации АРМ;

– Описать процесс проектирования с учетом функциональных и информационных требований к системе и ее реализации;

– Выполнить расчет экономического эффекта от внедрения системы.

Глава 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ФОРМИРОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

1.1. Описание пенсионного Фонда РФ и его Сахалинского отделения (технико-экономическая характеристика объекта автоматизации)

1.1.1. В Конституции Российской Федерации отмечено, что «Российская Федерация – социальное государство»[1]. Выполняя социальные функции государства, Российская Федерация устанавливает в правовых отношениях такой порядок, который предусматривает социальное обеспечение тех категорий граждан, которые признаны нуждающимися. Социальная защита в Российской Федерации осуществляется в нескольких формах, одной из которых является пенсионное обеспечение. Работа по сбору, учету и целевому распределению средств была возложена на Пенсионный фонд Российской Федерации (далее — ПФР).

Сегодня пенсионный Фонд Российской Федерации является крупнейшим среди внебюджетных социальных фондов. Уровень и качество пенсионного обеспечения - важная составляющая социального положения населения страны. В России сложившаяся пенсионная система и деятельность ПФР   затрагивает   интересы нетрудоспособного населения, и, косвенно, практически все трудоспособное население, что привлекает постоянное внимания к пенсионному Фонду РФ.  

ПФР является организацией, управляющей внебюджетным фондом финансовых средств социального назначения.  Вот только некоторые из социально значимых функций, выполняемых в настоящее время ПФР:

 • учет страховых средств граждан, поступающих в рамках обязательного пенсионного страхования;

• назначение и выплата пенсий. Среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальные пенсии, пенсии госслужащих. За счет средств Пенсионного фонда получают пенсии более 43.5 млн. российских пенсионеров;

 • назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы, Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и др.

• персонифицированный учет участников системы обязательного пенсионного страхования. В системе персонифицированного учета Пенсионным фондом учитываются страховые пенсионные платежи почти 60 млн. граждан РФ;

 • взаимодействие с работодателями — плательщиками страховых пенсионных взносов. Информация о гражданах, застрахованных в пенсионной системе, поступает от более чем 6 млн. юридических лиц;

 • выдача сертификатов на получение материнского (семейного) капитала и выплата денежных средств по программе материнского капитала;

• управление средствами пенсионной системы, в т.ч. накопительной частью трудовой пенсии, которое осуществляется через государственную управляющую компанию и частные управляющие компании.

Пенсионный фонд Российской Федерации является социальным институтом государства, относящийся к одним из наиболее значимых. Пенсионный фонд является наиболее крупной системой федерального уровня, оказывающей услуги в области социального обеспечения в Российской Федерации.

 Пенсионный Фонд РФ был создан 22 декабря 1990 года. В этот день было подписано постановление Верховного Совета РСФСР №442-1 «Об организации Пенсионного Фонда РСФСР» с целью реализации государственного управления финансовым пенсионным обеспечением, выделенное в виде самостоятельного внебюджетного фонда [ 2].

1.1.2. Рассмотрим схему организационной структуры ГУ УПФР

Рис. 1.1 – Организационная структура ГУ УПФР  

Управление всей системой работы пенсионного обеспечения, руководство деятельностью всех отделов и служб осуществляется начальником Управления. Ему    подчиняются два заместителя:

   1-ый заместитель занимается вопросами пенсионного обеспечения и курирует отделы:

 Клиентская служба;

 Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц;

 Отдел назначения и перерасчета пенсий;

 Отдел назначения и перерасчета ежемесячных денежных выплат;

 Отдел выплаты пенсий;

2-ой заместитель курирует отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами и административно-хозяйственную службу.

Непосредственно начальнику Управления подчиняются:

 Юрисконсульт;

 Главный бухгалтер и отдел учета поступления и расходования средств;

 Отдел автоматизации;

 Отдел по кадрам и делопроизводству.

Клиентская служба, как структурное подразделение Управления, осуществляет ежедневное обслуживание застрахованных лиц, пенсионеров, страхователей по вопросам пенсионного страхования, пенсионного обеспечения, индивидуального (персонифицированного) учета, конвертации пенсионных прав, инвестиционных процессов и НПФ, реализации пенсионных программ.

Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц обеспечивает достоверность сведений индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих данные о пенсионных правах застрахованных лиц, проводит оценку индивидуальных сведений о трудовом стаже на соответствующих видах работ, заработных плат и страховых взносах.

Отдел назначения и перерасчета пенсий осуществляет правильное и единообразное применение пенсионного законодательства при назначении и перерасчете трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению.

Отдел назначения и перерасчета ежемесячных денежных выплат.

Отдел выплаты пенсий обеспечивает правильность и своевременность выплаты пенсий, осуществляет ведение учетной и отчетной документации по выплате пенсий.

Отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами осуществляет работу в части индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, использования информационной базы персонифицированного учета для целей обязательного страхового обеспечения и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами для целей обязательного пенсионного страхования.

Юрисконсульт ведет заключение хозяйственных договоров, осуществляет предъявление исков хозяйствующим субъектам за неуплату страховых взносов и другие вопросы правового характера.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет поступления и расходования средств на выплату пенсий, на содержание Управления, предоставляет отчетность в налоговые и статистические органы, осуществляет контроль за своевременным и правильным оформлением документов, и законностью совершаемых операций.

Отдел автоматизации осуществляет техническую поддержку автоматизированных рабочих мест специалистов всех отделов Управления и сопровождение всех программных комплексов.

Отдел по кадрам и делопроизводству обеспечивает систематический контроль за исполнением приказов и распоряжений по Управлению, осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, ведет работу с кадрами.

Работа всех отделов и служб взаимосвязана между собой. В своей работе отделы руководствуются:

 Федеральным законом от 15.12.2001 №167 «Об обязательном пенсионном страховании в РФ»;

 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

 «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в РФ»;

 «О трудовых пенсиях в РФ».

Сахалинское отделение Управления пенсионного Фонда РФ расположилось в семиэтажное здание. Каждый отдел связан с локально-вычислительной сетью организации, центральный узел которой расположен в отделе автоматизации в специальном серверном помещении.

1.1.3.  Общая схема структуры сети и оборудования в ГУ УПФР представлена на рисунке 2. Всего в сети работает 140 рабочих станций и 17 серверов.

Рис. 1.1 – Структура сети и сетевого оборудования в ГУ УПФР

В состав программного обеспечения Управления входят следующие продукты:

Серверное программное обеспечение:

 Microsoft Windows Server 2003 R2

 Active directory с доменами

 Контроллер домена

 Vip-Net координатор

 Антивирус Kaspersky Security Center

СУБД:

 MS SQL Server

 IBM Web Sphere

 MS Access

 IBM db2

 AS400 IBM iSeries

 FoxPro

 Firebird

Внутренние базы данных (специфические для данного вида организации):

 Сервер баз данных 1:

 Сбор БД «Выплата»

 Сбор БД «Назначение»

 Сбор БД «Конвертация ППЗЛ»

 Сбор БД «Perso»

 Сбор файлов общего формата ПК НВП

 Сбор файлов для ОГБД «Ветераны»

 Сбор БД 1С:Предприятие

 Сервер баз данных 2:

 Сбор БД «Perso» (дублер)

В состав программного обеспечения клиентской части входят следующие продукты:

Стандартное программное обеспечение, устанавливаемое на все клиентские рабочие станции:

 Microsoft Windows XP

 Microsoft Office 2007

 Антивирус Kaspersky Endpoint Security 8

Клиентское программное обеспечение, специфическое для исследуемой организации:

 1С 7.7 ПК 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения.

 1С 7.7 ПК 1С: Зарплата и кадры.

 1С 8.2 ПК 1С: Бухгалтерия государственного учреждения.

 1С 8.2 ПК 1С: Зарплата и кадры.

 СБИС++.

 АС Бюджетирование.

 ПК «Учет МСК».

 ПК «Исторические справки организаций».

 ПК «Назначение и выплата пенсий, иных выплат» (Подсистема Назначение пенсий) (ООО «Эксперт», г.Уфа).

 ОГБД «Ветераны».

 АРМ «Подразделения ВОВ».

 РМ оператора приема документов.

 Программа «Проверка данных ПФР» (для СЭД-УФПС, разработчик – Почта России).

 ПК «Обращения граждан».

 ПТК РС ПСБ.

 ОГБД «Ветераны» (дублер).

 ПТК «Страхователи».

 ПТК АСВ.

 ПК «Эталон».

 ПК «Сводный перечень ЛП».

 ПК « Перечень ЛП».

 АРМ «Поколение».

 CheckXML.

 Программа «Статистики по БД ПТК СПУ» (IS2002).

 ПК «ЕДО по взысканию недоимки».

 ПК «Выездные проверки».

 ПК «УФК-ФНС».

 ПК «Perso_Ned».

 ПО «Pens_Invest».

 ПО «Sklad».

 ПК «АРМ специалиста СЭД».

 ПК «Центр безопасности прикладного ПО».

 ПК «Документооборот одно окно».

 ПК «Экран лиц выходящих на пенсию».

 ПК «Документооборот Инвестирование».

 ПТК КС, ПТК УПД.

 ПК «Журналы регистрации запросов и выписок».

 ПК АРМ «Экономист».

 ПК «Сопроводительные письма».

 ПК «Архив ЗПД».

 ПО «Конвертация ПП ЗЛ».

 Программа подготовки документов SPU_orb.

 ПТК Юрист.

 ПТК НВП.

 ПО «Выплата СПН правопреемникам ЗЛ».

 ПК «Информационный портал».

 ПК «Архив ЗПД».

 ПК «Журнал учета платежей ДСВ».

 ПК «Журнал соглашений».

 ПК «Журнал запросов».

 ПК «Журнал явок».

1.2. Анализ существующей организации бизнес и информационных   процессов

1.2.1.  Основой электронного документооборота называют технологии по управлению потоками информации (документов), а также технологии по управлению работами. Технологии обработки документов обеспечивают движение документов между исполнителями, а технологии по управлению работами обеспечивают соблюдение необходимого порядка его обработки [11].

1. Система «ДЕЛО» разработана компанией ЭОС. Данный программный продукт представляет собой комплексное решение для реализации автоматизированного электронного документооборота в компаниях различного масштаба и сферы деятельности [12].

2. Прикладное решение «1С: Документооборот» предназначено для автоматизации решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программный продукт «1С: Документооборот» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота [13].

3. DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. [14].

4. Система DocsVision включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты: платформу DocsVision с встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений; приложения — прикладные решения, реализующие специализированную функциональность для класса задач предметной области системы; дополнительные модули. [15].

1.2.2.   Перед ПФР поставлена задача об организации эффективного управления и рациональной организации документопотоков.  Эффективное решение этих задач позволит вывести на новый уровень не только бизнес-проекты предприятия, но и работу организации в целом.  Постоянное совершенствование документооборота повышает управляемость отдельных бизнес-процессов, улучшает качество их реализации, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной информации.

Задача анализа состава создаваемых документов и особенностей их движения становится особенно важной, если в организации принимается решение о переходе к электронному документообороту.

Таким образом, для результативной работы организации необходимо периодически проводить анализ текущих показателей состояния документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких» мест в реализации бизнес-процессов.

В настоящее время не существует единого, универсального метода анализа документооборота.  Простыми и наглядными средствами для анализа и наглядного изображения движения документов являются:

• Графические методы, результатом использования которых служит созданием маршрутно-технологических карт, отражающих маршрут движения документов с момента их создания до сдачи в архив;

• Графические опер граммы, способствующих рационализации документооборота путем исключения лишних маршрутов при прохождении документов от исполнителя к исполнителю;

• Технологические цепочки обработки и движения документов;

• Графики движения документов в пределах организации.

 Наглядное графическое представление информации позволяет визуально оценить маршрут движения документов. Но при этом не учитывается ценность документа, правильность его оформления. Кроме того, использование графических методов предполагает наличие развитых аналитических способностей у исполнителей, которые будут реально выполнять анализ документооборота, и не позволяет сформулировать единый подход к анализу «узких» мест документооборота: внешне одинаково выглядящие опера граммы и технологические карты могут отражать совершенно разные проблемы организации работы с документами.

Каждая из рассмотренных систем электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Но, ни одна из них в полной мере не охватывает все объемы деятельности отдела по кадрам и делопроизводству, связанные со спецификой деятельности организации. Кроме этого, большую роль играет финансовый вопрос – любая из перечисленных СЭД требует серьезных финансовых вложений на её приобретение, установку, настройку, а также дальнейшее сопровождение. Создание собственного программного продукта позволит получить наиболее охватывающее предметную область и более дешевое программное обеспечение. Исходя из этого, было принято решение о создание собственного программного решения.

1.2.3. Пенсионный фонд РФ (ПФ) входит в состав государственных внебюджетных фондов. ПФ аккумулирует сред¬ства для реализации важнейшей государственной гарантии — госу¬дарственного обеспечения.  Он, как и все бюджетные структуры, является распределенным подразделением, поэтому его АИТ должны поддерживать все три имеющихся уровня: центральный, региональный и районный.

Причем отделения фонда одного уровня решают один и тот же набор типовых задач. Взаимодействие и обмен данными между отде¬лениями ПФ различных уровней и внешними сторонними организа¬циями осуществляются по каналам корпоративной сети (созданной в отдельных регионах) или по общедоступной сети Интернет.

К основной задаче АИТ ПФ независимо от уровня относится управление бюджетом ПФ, которая в свою очередь подразделяется на управление доходами ПФ и управление расходами ПФ.

Полный учет и контроль доходов и расходов фонда возможен только при наличии общей АИС. Для этого в ПФ разработаны ряд программ, реализующих определенные задачи. Например, программ¬ные приложения на уровне района реализуют следующие задачи:

• Сбор анкетных данных (регистрацию застрахованных лиц, выдачу и обмен страховых свидетельств, а также выдачу дубликатов страхо¬вых свидетельств);

• Ввод и обработку сведений о стаже и заработке застрахованного лица; получение выписок из лицевых счетов за¬страхованных лиц;

• Обмен данными с базой данных регионального уровня;

• Ведение классификаторов подразделений и сотрудников ПФ, а также зарегистрированных в регионе работодателей;

• Создание ста¬тистических отчетов.

 Возможность программы формировать статистические и другие формы отчетов облегчает районным отделениям работу по предо¬ставлению обязательной отчетности перед вышестоящими подраз¬делениями.

 Учет расходов ПФ осуществляется с помощью АС «Назначение и выплата пенсий и пособий», разработанная в соответствии с Законом РФ «О государ¬ственных пенсиях в Российской Федерации» и нормативными акта¬ми, регулирующими его применение. Система разработана в среде CLIPPER, предназначена для инспекторов районного и городского отдела социального обеспечения и работает в децентрализованном режиме. Она выполняет следующие функции:

• Ведение картотеки пенсионных дел (назначение пенсий и пособий, коррекцию и пере¬расчет, расчет стажа, среднего заработка, повышения и надбавок, выдачу протоколов, распоряжений, справок о стаже, заработке, иж¬дивенцах/отказе от пенсии);

• Ведение картотеки получателей алимен¬тов и пособий; регистрацию исполнительных документов по удер¬жаниям и доплатам и ежемесячный расчет выплачиваемой суммы пенсии с их учетом;

• Выдачу необходимых документов для выплаты пенсии (ведомости и разовые поручения через отделения связи, списки получателей пенсии через филиалы Сбербанка, разовыми почтовыми переводами);

• Формирование платежных поручений для расчетов со Сбербанком и отделениями связи;

• Массовый перерасчет пенсий (при увеличении минимального размера пенсии, изменении районного коэффициента и т.п.);

• Выдачу справочной информации по назначению и выплате пенсий, формирование форм государст¬венной отчетности 94-рик и 94-россобес;

• Сервисное обслуживание.

Таким образом, полноценное управление бюджетным процессом Российской Федерации возможно только при создании единой многоуровне-вой распределенной АИС, которая должна обеспечить единство управления, предусматривая взаимодействие бюджетов различ¬ных уровней. Необходимость автоматизации отдельных органов бюджетной системы РФ с комплексной увязкой механизма взаи¬модействия на одном и разных уровнях иерархической бюджет¬ной системы определяет сложность данного процесса.