K004138 Дипломная работа Эскпертиза ценности документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. История развития экспертизы ценности документов

ГЛАВА 2. Теоретические основы ценности документов в документоведении и архивоведении

§1.Понятие и назначение экспертизы ценности документов

§2.Принципы и критерии ценности документов

§3. Система нормативно-методических пособий по отбору документов

ГЛАВА 3. Организация и проведение экспертизы ценности документов: середина XX века – первое десятилетие XXI века

§1. Правовые основы регулирования экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

§2. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов в РФ

§3.Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

§4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов в РФ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

XXI век – время информационных технологий, когда информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным продуктом и товаром в сфере информационной деятельности является информация.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство.

Информация и все, что с ней связано самым активным образом воздействует на все стороны человеческой жизни. Для реализации своих потенциальных возможностей, достижения профессиональных успехов, гармонично развитой личности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

Актуальность темы настоящего исследования заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (АФ РФ).

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций документационного обеспечения управления (далее ДОУ) и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ (далее АФ РФ) в целом.

Одним из важнейших направлений работы по определению оптимального состава документов (АФ РФ) является экспертиза ценности, проводимая как в делопроизводстве, так и в ведомственных, муниципальных и государственных архивах. Методика проведения экспертизы ценности документов сформировалась в XX в. Её эволюция такова, что от придания значения только экспертизе в государственных архивах до первоначального проведения ее в делопроизводстве документоведы и архивисты подошли к вопросу о перспективности оценки документов уже в процессе их создания. Стадия делопроизводства становится объектом пристального изучения архивистов не только в плане рационального формирования тех комплексов документов, которые будут переданы на государственное хранение, но и в плане изучения диалектического единства методов и процессов работы с документами на всех этапах.

В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционным источниковедческим анализом.

Разработанная советским архивоведением система критериев применяется и в настоящее время на всех этапах проведения экспертизы ценности документов. Сложившаяся система пополняется новыми критериями, усложняются взаимосвязи между отдельными критериями.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства, а также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов.

Современный этап развития экспертизы ценности документов характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве.

В настоящее время существует отработанная система проведения работ по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Методологическую основу исследования составляют общенаучные методы познания: анализ, синтез, индукция, дедукция, сравнение, обобщение и т.д. Также использованы специальные методы: историко-правовой, источниковедческий метод, метод системного анализа.

При подготовке дипломной работы был проанализирован широкий круг источников и литературы. Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Прежде всего, это Конституция Российской Федерации (1993 г), которая является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации . В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве - Конституция; «федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации». Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ - постановления, указы, распоряжения и др. Все эти и многие другие документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и требуют тщательной экспертизы ценности для дальнейшего пользования и последующего хранения.

Гражданский кодекс Российской Федерации (1994 г.)  определяет правовой статус участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные в обязательном порядке оформляются документами, которые также подвергаются оценке и отбору на последующее хранение.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» , регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества., под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы подлежат хранению в течении сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти. Ряд архивных документов у организаций источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации.

Государственный стандарт Р51141-98  (далее ГОСТ). «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, могут быть использованы во всех видах документации.

Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р6.30-2003 . «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» . Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГСДОУ) . Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. (ГСДОУ) упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб (ДОУ), организацию технологического процесса создания и обработки документации.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, в работе были использованы основные правила работы архивов разных уровней.

«Основные правила работы государственных архивов СССР» (1984 г.)  раскрывали вопросы определения источников комплектования государственных архивов, порядка составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов; указывали критерии экспертизы ценности документов, а также организацию и методику ее проведения.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.)  определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах, функции экспертных комиссий, порядок проведения экспертизы ценности в организациях.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.)  нормативно методический документ, определяющим их деятельность. Правила основывались на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезировали опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.)

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» . Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

При написании данной дипломной работы была исследована литература по документоведению, архивоведению и экспертизе ценности документов.

В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»  рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В учебнике Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М. «Архивоведение» рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

В учебнике Быковой Т.А.  рассматриваются вопросы организации службы делопроизводства и технология работы с документами. Подробно описана экспертиза ценности, хранение документов и подготовка к сдаче в архив.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы» по теме исследования.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой , Е.М.Буровой , «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Жуковой М.П. «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)» . О том, как провести экспертизу ценности документов, мы узнали из статьи Банасюкевича В.Д. «Экспертиза ценности документов» . Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы.

Объектом исследования в дипломной работе выступает сама экспертиза ценности документов.

Предметом исследования в дипломной работе стал процесс эволюции экспертизы ценности документов в исторической ретроспективе, а именно: особенности развития экспертизы ценности документов в отечественном делопроизводстве; теоретические основы экспертизы ценности документов и их характеристика; правовая, нормативная, методическая база проведения экспертизы ценности документов.  

Цель дипломной работы заключается в анализе и изучении теоретических, методических и нормативно-правовых аспектах развития экспертизы ценности документов  в отечественном делопроизводстве, а также, а также  раскрыть их суть, применимость, и актуальность в настоящее время в документоведении и архивоведении.

Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи:

• изучить организационные формы проведения экспертизы ценности документов с привлечением законодательной и нормативной базы РФ;

• проанализировать группы критериев по экспертизе ценности документов (1960-2007 гг.);

• проанализировать типовые и ведомственные (на примере конкретной организации) перечни.

Дипломная работа структурирована в соответствии с задачами исследования и состоит из введения, трех, заключения и списка использованных источников и литературы.

ГЛАВА 1. История развития экспертизы ценности документов

В России потребность в экспертизе ценности документов появилось достаточно давно. С появлением первых русских документов, данные о которых восходят к X веку,  появилась задача сохранения документов, возникла должность «ларник», то есть ответственного за сохранность документов и «скреплявший» их, которого можно считать первым архивистом. Первая опись, а точнее «перечневая роспись», датированная 1288 годом и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может также считаться первым архивным научно-справочным аппаратом, хотя различии между рукописями документов и книгами в ней еще не проведено .

Однако в этот период еще рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическом или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

Основы методики экспертизы ценности документов начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в .

В ХХ в. развитии теории экспертизы нужно обозначить несколько периодов. В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их значения, находят решение в управлениях муниципальных архивных органов.

По середину 1920-х гг. исполнялся разбор документов в муниципальных архивах на базе их конкретной оценки.

С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны ведется разбор документов в ведомствах и учреждениях. Главная цель - подбор макулатуры для государственных дел. Современные исследователи весьма отрицательно оценивают данный период, так Е.В.Алексеева пишет: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой «макулатурной кампании» 1927-1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис» . В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов.

Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов.

В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов :

1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков оценки документов;

2) 1958 г. - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым;

3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей;

4) после 1991 г. попытка переосмыслить критерии оценки документов в соответствии с новыми реалиями.

Произошедшие после распада СССР перемены коснулись всех сторон жизни общества, сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали пересмотра. В основу теории экспертизы ценности документов положены общенаучные положения, свойственные как всем дисциплинам, так и тем, объектом изучения которых является документ. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована . После 1991 года идеологизация снимается, учитывается новое государственное управление, новая экономика, многопартийность. Как следствие, происходят изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Отсюда - изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение .

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой централизации управления стали базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий, ведомственной системы управления, понимания отрасли, роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

Изменились связи управления, расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание значения документа как исторического источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все более широкое распространение получают новые формы документирования, компьютерные технологии.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а, следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

Созданная до 90-х годов нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов в основном утратила свое значение.

В основе оценки документов должен лежать принцип историзма. В то же время сохранялись принципы всесторонности и комплексности. Принцип всесторонности совпадал с общенаучным принципом целостности, а принцип комплексности - с принципом системности .

Применяемые в архивоведении подходы (источниковедческий, функциональный, информационный) сохранили свое значение . Более широкое применение нашли выборочные методы и методы социологии.

Основные критерии оценки документов представляли собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется.

В тот момент представлялось возможным применение следующих групп критериев: 1)происхождения (функционально-целевое назначение учреждения, организации, предприятия, время и место образования документов); 2) содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, его вид и подлинность); 3) внешних особенностей (форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа, физическое состояние документа, степень полноты сохранности фонда) .

Органы управления по-прежнему представляют собой центры концентрации основных функций руководства, контроля, координации, что соответствует их функционально-целевому назначению. Многопрофильность - одна из черт современной деятельности организаций и предприятий - приводит зачастую к сочетанию всех задач в одном объекте - организации, предприятии. Преобладание того или иного направления деятельности имеет место, но может не быть постоянным. Жесткая централизация управления и деятельности учреждений, организаций, предприятий делала возможным прием документов, отражающих основные задачи, и отказ или частичный прием документов, отражающих обслуживающие и вспомогательные функции в силу их однородности и повторяемости в ряде объектов. В настоящее время говорить о достаточно полном поглощении информации о деятельности вспомогательных или обслуживающих предприятий не приходится. Возникает необходимость приема на хранение документов, отражающих типичные (однородные, повторяющиеся) функции организаций и предприятий.

Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах и т.д .

Современные организации и предприятия оцениваются также с точки зрения масштаба деятельности; вида организации, предприятия, определяемого его организационно-правовой формой. При этом учитывается - представляет ли оно объединение, созданное для решения определенных задач, участвуют ли в его деятельности иностранные партнеры, обладает ли уникальной или типичной структурой.

Следует подчеркнуть влияние на применение критерия функционально-целевого назначения такого фактора, как форма собственности, хотя современное архивное законодательство относит ценные документы негосударственных организаций к составу (АФ РФ).

Критерий значения имеющейся в документе информации в настоящее время рассматривается с точки зрения отбора уникальной и типичной информации, то есть единичного и общего. В 80-е годы были названы общие признаки данного критерия: функция документа, значимость отраженных в нем событий, явлений, уникальность, оригинальность или повторяемость информации, языковая ценность.

Функция документа - отражение тех или иных функций учреждения, организации, предприятия - непосредственно связана с видом документа и его содержанием. Документирование определенной функции управления осуществляется документами определенных видов, по которым можно судить о стадии рассмотрения вопроса и полноте информации о нем. При этом пометы, визы, резолюции являются элементами содержания, характеризуя порядок подготовки, рассмотрения и исполнения документа. Ранее значение информации документа связывали со значением функций учреждения, организации, предприятия. В указанной выше интерпретации данное положение сохраняется, но можно рассматривать и самостоятельный критерий значения документируемой функции организации.

Логика подсказывает, что наиболее значимые факты должны быть представлены большим кругом документов в архивах. Известно, что общество оценивает событие в ходе своего развития. Однако значимость отдельных событий можно определить сразу, как и явлений однородных, типичных, соединяющих в одно целое общее и индивидуальное. В управлении это проявляется в документировании ряда типовых функций, в результате которых создаются типовые документы, обладающие повторяемостью информации.

Рассмотрение уникальности, оригинальности или повторяемости информации позволило выделить следующие признаки ее ценности: значимость событий, отраженных в первичном и вторичном документах, соответствие информации основным или вспомогательным функциям организации, степень отраженности информации о деятельности других организаций, подлинность документа. Дополнительные критерии оценки информации через нормы ее концентрации предложил в свое время В.В. Цаплин: минимальные нормы концентрации - хронологическая, производственная, географическая, предметно-вопросная . Остаются специфические критерии оценки документов с повторяющейся информацией: характер повторения, вид и форма повторения, степень полноты повторения информации первичного документа во вторичном.

Языковую ценность документов, как подчеркнул В.Н.Автократов, повышают незафиксированные в словарях неологизмы, индивидуальные авторские речевые новообразования, диалектные явления, жаргон, сленг, факты смешения языков, неучтенные словарями архаизмы и историзмы . Критерий значения имеющейся в документе информации в силу своей специфики, вероятно, станет объектом особого внимания исследователей в будущем.

Критерий времени и места образования документов рассматривается с точки зрения исторической значимости пространственно-временных характеристик акта документирования, то есть участия, причастности организации к событию, одномоментности события и акта документирования.

Критерий вида документа предполагает диалектическое единство содержания и формы документа. Отсюда возможность отбора определенных видов документов исходя из объема информации, ее ценности. В современных условиях происходит изменение в составе видов, разновидностей документов, возникновение новых. Исследования документоведов показывают необходимость стандартизации и унификации как самих документов, так и их цепочки потиповым управленческим функциям. В настоящее время появляются документы, соединяющие в себе информацию ранее самостоятельных документов, например, бизнес-план. Создаются «безноминальные» документы: информация, сведения, данные перечисляются без указания вида документа .

Критерий подлинности подразумевает оценку документа с точки зрения его юридической силы и как документ - подлинник - оригинал. В настоящее время срок исковой давности применим не только к документам, имеющим практическое значение, но и к документам постоянного срока хранения. Поэтому применение критерия юридической силы к таким документам целесообразно в комплексе с другими критериями.

Критерий подлинности дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному приему на хранение. Однако возникла новая проблема: широкое внедрение ЭВТ привело к появлению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена). Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критериев внешних особенностей. Об юридической базе решения этой проблемы можно говорить с появлением Закона Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.

Критерий внешних особенностей документа предполагает учет форм передачи содержания, его удостоверения и оформления, а также физического состояния. Изменение техники подготовки управленческих документов вносит новый аспект, связанный больше с контролем за качеством передачи текста, а не с оценкой признаков, подтверждающих ценность.

Сохраняет свое значение комплексное применение критериев. Очередность применения определяется объективными факторами: спецификой документов (их комплексов), сохранностью (полнотой комплекса) документов, целями отбора. Субъективный фактор - личная точка зрения эксперта - должна быть проверена (подтверждена) коллективным мнением.

В современных условиях диапазон методов, применяемых в экспертизе и комплектовании, расширяется. Представляется, что необходимо будет искать генетическое сходство комплексов документов (историко-сравнительный метод); изучать прежнюю структуру учреждений, состав документов, т.е. гипотетически реконструировать фонды, документы, а от них идти к решению современных задач (актуалистический метод); анализировать документы с точки зрения их происхождения и содержания (источниковедческий метод); классифицировать учреждения и документы, сводить их в систему (структурный метод); мысленно воспроизводить структуру, функции, документы объектов (метод моделирования); искать оптимальное решение, рассматривать цепь вариантов отбора (метод мысленного эксперимента); анализировать документы с точки зрения полноты информации по определенным функциям (функциональный метод); изучать повторение информации, информационную плотность документных комплексов в едином информационном пространстве (информационный метод); использовать прогностические оценки документов на основе конкретного знания о ценности документов, схожих с изучаемыми, или своих знаний о приоритете ценности (метод экспертных оценок); дедуктивно использовать принципы, критерии оценки документов в конкретной ситуации (аксиоматический метод); отбирать однородные объекты на основе статистического метода (метод статистического анализа); осуществлять выборочный отбор массовых документов (выборочный метод); применять методы отбора информации о социальных фактах (методы социологии) и др .

Методический аспект, т.е. приемы и методы использования теоретических положений экспертизы и комплектования, в практике оценки и отбора документов учреждений, организаций, предприятии государственной и негосударственной форм собственности, может быть как общим, так и иметь специфику для последних.

Сложившаяся система нормативно-методических пособий по отбору документов в целом сохраняется.