V005939 Контрольная работа Конспект Кей Френсис «Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент»

Содержание

Об авторе                                                                                                                 vi                                                                                                            

Автор благодарит                                                                                                  vii

Введение                                                                                                                viii

Глава 1 Управление временем: что это такое?                                                     1

Глава 2 Что вы собой представляете?                                                                 15

Глава 3 Отличное начало: хорошие привычки противопоставить плохим     29

Глава 4 Стресс? Здоровье и поддержание баланса работа/жизнь                    53

Глава 5 Управление временем дома                                                                    75

Глава 6 Управление временем на работе                                                            95

Глава 7 Управление временем и люди: клиенты, персонал, друзья и семья 121

Глава 8 Как быстро справляться с техникой и документами                          145

Глава 9 Совещания и управление информацией                                              165

Глава 10 Всегда работать хорошо                                                                      191

Алфавитный указатель                                                                                        203

Об авторе

Френсис Кей имеет 35-летний опыт работы в разных сферах деятельности. Она создала свою собственную консультацию по принятию решений, Кауас Limited, в 1996 году. В 2002 году фирма Кауас была преобразована в компанию Acument2. Эта компания исследует и предоставляет возможности выхода на потенциальных клиентов, установления деловых связей и стратегических союзов.

Автор благодарит

Моя искренняя благодарность замечательным друзьям, коллегам, клиентам, партнерам и экспертам в различных областях деятельности, внесшим свой вклад в исследования, которые легли в основу этой книги, и чьи знания и информированность были бесценны, в частности: Лесли Баррат, Майку Беннету, Джо Биддолфу, Киму Бирчаллу, Киму Бриттону, Джоселин Бьюри, Софи Чалмерс, Эндрю Комеру, Хелен Элиас, Николе Гоолд, Лез Грин, Хелен, Гиннес, Патрику Хейли, Лорел Херман, Юдит Хуббард-Джоунз, Джейн Джеймз, Нелсону Кайту, Дэвиду Керку, Деборе Лот, Дэвиду Лоуе, Ровене Ласти, Дэвиду Маттоку, Дид Миллар, Лоре Панк, Аннабел Пейн, Бриджет Постлетуейт, Эндрю Редману, Гвен Рис, Лили Зегерман-Пек, Саре Шейлер, Майку Ситтону, Николе Стивене, Мери Уеланд, Мэтью Уилоку, Линдеа Уитни, Грегу Ягеру и, наконец, последнему, но, не менее важному, Марку Кейю, за помощь и терпение.

Введение

Завтрашний день всегда самый занятый день недели.

Джонатан Лазэйр

Если человек не способен управлять своим временем, то он будет заканчивать день, почти ничего не сделав, поскольку большую часть времени ему приходится заниматься преодолением проблем и реагировать на ситуации, с которыми, возможно, он не может справиться. Эта книга поможет стать лучше подготовленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые могут перечеркнуть день любого человека.

Глава 1

Управление временем: что это такое?

Собирался написать вам короткое письмо, но не было времени, поэтому написал вместо него длинное письмо. Марк Твен

Автор приводит в пример разговор со своими приятелями, которым не хватает времени, т.к. они не умеют организовывать свое время.

Время и стрессовая ситуация

 СТРЕСС-несоответствие между восприятием запросов и восприятием своей способности справляться с ними. Для установления баланса пересмотрите своё восприятие вашего окружения и взаимодействие с ним.

Автор заставляет нас задуматься о том, что важно думать об управлении временем, т.к. многие проблемы возникают из-за неумения его планировать, и если мы будем понимать важность контроля над временем, то нам будет хватать его. Также автор заостряет внимание на том, что могут возникать кризисные ситуации, на которые у нас нет «буферной зоны», вследствие чего придется справляться «пожарными» методами.

 СОВЕТ

если вы можете преодолевать стресс-ваша способность контролировать время определенно увеличивается и наверняка вы будете чувствовать себя достаточно спокойно, чтобы принять правильные решения

Когда речь идет об управлении временем, имеется в виду задачи, достижения, отдача, результат. Для достижения успеха необходимо развить навыки и привычки, которые нужны для того, чтобы управлять событиями, а не находиться в их власти.

 СОВЕТ

 Можно работать усердно, но надо научиться работать и умело-SMART

 Specific(конкретный)-знаете ли вы, чего вы хотите достичь?

 Measurable(измеримый)-Представляете ли вы себе, как это будет использован?

 Achievable(достижимый)-вы уверены, что действительно справитесь с этим?

 Relevant(релевантный)-Это действительно имеет значение?

 Time based(спланированный по времени)-Сколько времени это займет?

 СОВЕТ

Речь идет не о времени, которое вы тратите, а о том, каким содержанием вы его наполняете.

Некоторые прикладывают огромные усилия, постоянно заставляют себя составлять планы на будущее и каждую минуту осознают, что время проходит. Для многих людей это самая стрессовая ситуация, когда в конце дня чувствуешь, что результаты могли быть лучше.

  Почему у нас всегда не хватает времени?

Промедление губит возможности. Виктор Кьям

Многие спокойно откладывают дела со дня на день, из-за того, что не могут определить приоритеты.

 СОВЕТ

чтобы научиться ставить приоритеты, представьте, что до отъезда из страны на неопределенный срок вы располагаете временем для выполнения только одной задачи. Какую задачу вы предпочтете выполнить?

Кей Френсис считает, что трудные задачи, нерасположение к какой-либо деятельности, боязнь не справиться, непонимание настоящего значения задачи и скучные задания, -это все причины промедления. Управлять временем- это готовность к любой ситуации. Для людей, легко впадающих в панику важно иметь резервное время («буферная зона») в ежедневном графике. Автор отмечает влияние «буферной зоны» на людей, когда они не оставляют для нее место во временном пространстве.

  Некоторые общие положения

 СОВЕТ

Ключевой момент эффективного управления временем-оценка результата, а не деятельности. Управляйте своим временем, ориентируясь на получение самого лучшего результата.

Когда оценка «удовлетворительно» достаточна

Для понимания этой части книги, Кей Френсис снова обращается к примеру из жизни. Она рассказывает, что в одной компании стажеру нужно было выполнить работу, которую он мог сделать по своим высоким стандартам, если бы его не вызвали на «срочное» совещание, причем в дальнейшем оказавшееся не важным, после чего перед стажером встает выбор: сделать работу качественно и не успеть к сроку, или же на «удовлетворительно», уложившись в срок. Он осознавал, насколько важно, чтобы работа была представлена вовремя, поэтому он показал работу, которую уже выполнил, в надежде, что ее можно оценить как «удовлетворительную». Работа была принята. Эта история подтверждает принцип Парето (известный также под названием «Правило 80/20»)

и говорит о том, что не нужно тратить время впустую на улучшение того, что уже удовлетворяет ожиданиям других.

 СОВЕТ

Используйте принцип Парето

80% бизнес-активности приходится на 20% клиентов

80% аварий происходит по вине 20% водителей

80% всего объема пива потребляют 20% населения

20% дня тратится на важные дела

80% дня просто используются!

 СОВЕТ

«Если вы делаете то, что всегда делали, вы получите то, что всегда получали. Если вам не нравится то, что вы получаете, необходимо изменить то, что вы делаете» (Из основ нейролингвистического программирования)

Выводы

     • Управление временем - это не только о времени, но и о задачах.

• Управление временем - это настоящий источник продуктивности и эффективности для каждого человека.

 • Управлять временем - значит контролировать себя.

• Управление временем помогает справляться с мешающими факторами, проблемами и кризисами.

 • Управлять временем - избегать промедления.

 • Управлять временем - значит исключить «пожарные»

 • Управление временем помогает научиться говорить «нет» и устанавливать границы.

 • Иногда «удовлетворительно» - это все что нужно (Парето).

 • Приобретение новых привычек и навыков дает возможность достичь больших результатов.

Глава 2

Что вы собой представляете?

Прежде чем перейти к развитию необходимых навыков для успешного планирования задач, Кей Френсис заставляет читателей задуматься о вопросах, связанных с организацией собственного времени, после чего предлагает пройти небольшое тестирование, которое помогает оценить и проанализировать правильность управления своим временем на данный момент.

Автор отмечает, что важно знать самого себя, ведь на протяжении дня у всех по-разному случаются пики и спады работоспособности, кого-то стимулируют только сжатые сроки, кому-то лучше работается в цейтноте.

 СОВЕТ

Всегда следует оставлять свои наиболее производительные часы для выполнения самых трудных задач

Кей Френсис просит ознакомиться читателей с очередными вопросами по анализу деятельности, с поведенческими паттернами по определению Белбина, которые помогут получить некоторое представление о своем типе.

Роли, ориентированные на деятельность: Мотиватор - динамичная личность, которая легко справляется с проблемами и трудными ситуациями. Реализатор дисциплинирован и надежен, способен претворить идеи в жизнь. Контролер старателен и добросовестен, склонен к проявлению беспокойства и считает возложенные на него задачи трудными, — но выполняет в срок.

Роли, ориентированные на людей: Координатор — уверенный и властный человек, намечает цели и принимает решения. Вдохновитель команды - готов к сотрудничеству, дипломатичен и избегает конфликтов. Исследователь ресурсов - экстраверт, общителен, осуществляет поиск возможностей и контактов.

Интеллектуальные роли: Информатор - творческий, одаренный богатым воображением, решает сложные проблемы, но игнорирует частности и плохо контактирует с людьми. Контролер - дальновидный и проницательный человек, видит все возможности, но ему не хватает напористости и способности увлечь других. Специалист ~ целеустремленный и увлеченный, обладает уникальными навыками, но может проявить себя только в узкой области.

Автор снова обращается к жизненному примеру, из которого следует, что сначала делаются более важные дела, затем распределяются маленькие дела вокруг них. Помимо этого, Кей задает наводящие вопросы, советует выделить в ежедневном и ежемесячном графиках предполагаемое время на выполнение задач, после выполнения которых стоит сравнить реально затрачиваемое время.

Выводы

• Большое заблуждение верить, что выполнить работу легче, если ее отложить. На самом деле наоборот.

• Мобилизуйте свои личные силы - часто их игнорируют или недооценивают.

 • Смотрите правде в глаза - вы не в состоянии сделать все.

 • Если вы работаете над большим проектом, попробуйте что-нибудь разнообразить. Если можно обойтись без инфраструктуры офиса, работайте дома.

 • Создайте для себя «буферную зону». Поразительно, сколько можно сделать, если вы более или менее ограждены от помех

Глава 3

Отличное начало: Хорошие привычки противопоставить плохим

Промедление — искусство держаться за прошлое. Дон Маркиз

Автор рассуждает о знакомом для читателя поведении человека, когда тот с энтузиазмом и с самыми лучшими намерениями берет работу на дом, но к полночи все еще не может ее выполнить. Объясняется это тем, что всегда существует соблазн заменить ненавистную работу другим занятием, тем самым отодвигая начало неприятной работы.

Для лучшей организации своей работы предлагается 5 новых привычек: Запись мыслей, идей в блокнот; Выделение большого отрезка времени на важные проекты и задачи; Отложенная реакция; Делегирование; Постановка достижимых целей;

Кей отмечает, что нужно отводить время для планирования. У каждого человека есть средство, которое помогает собраться с мыслями перед начинающимся днем. Не стоит забывать, что то, как вы проведете первый час после пробуждения, определяет, как пройдет большая часть дня. Кей отмечает, что следует избегать новостей, писем, электронной почты или телефонных звонков, -для этого останется много времени позднее. Помимо этого, приводит дополнительные предложения, такие как планирование дел на завтрашний день с вечера, распределение задач по категории A (обязательное выполнение), B (важная, но не срочная работа), C (если позволят время), группирование, включение отдыха и время, когда вас «ни для кого нет», -это поможет полностью сосредоточиться на задачах.

 СОВЕТ

Создавая свое собственное идеальное пространство, вы учитесь оставлять «буферную зону», т.е. запасаетесь неоценимым резервом времени

Автор данной книги просит обратить внимание, что все даваемые выше советы нужно практиковать, пока они не превратятся в привычку, тогда действительно можно увидеть результат.

Для четкого представления в книге приводится пример дневника на неделю и пример дневника на месяц

 СОВЕТ

Продуктивность-когда вещи делают правильно.

Эффективность-когда делают правильные вещи.

    «Результат получают, когда делают правильные вещи, а не когда делают вещи    правильно» (Питер Дракер)