V003429 Дипломная работа Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «СИНТЭК»

ВВЕДЕНИЕ

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприя-тия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не свя-занные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физиче-скими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Прежде всего, наличные денежные средства используются для опла-ты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные коман-дировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, ра-ботникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцеляр-ских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является доста-точно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значи-тельные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтер-ского учета в данном случае является не только контроль за своевремен-ным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подот-четных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогооб-ложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых слу-чаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообло-жения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное ис-числение налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной рабо-ты обусловлена тем, что расчеты с подотчетными лицами всегда сопро-вождаются риском для организации, так как связаны с оборотом наличных денежных средств. Поэтому в каждой организации расчетов с подотчет-ными лицами

должно быть всегда на контроле  у главного бухгалтера и руководства.

Таким образом, целью выпускной квалификационной работы, явля-ется изучение учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «СИНТЭК».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

          - изучить организационные основы расчетов с подотчетными лица-ми;

- дать краткую характеристику изучаемого объекта;

- изучить оформление командировок;

- проверить  инвентаризацию учета расчетов с подотчетными лица-ми;

- предложить пути совершенствования бухгалтерского учета расче-тов  с подотчетными лицами

Предметом исследования является проверка учетов расчетов с под-отчетными лицами.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответ-ственностью «СИНТЭК» г. Краснодара.

Методологической основой написания темы выпускной квалификационной работы являются труды отечественных и зарубежных ученых экономистов, а также нормативные, инструктивные и законодательные до-кументы. Для реализации методологической основы в конкретных исследованиях применяются общенаучные методы.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

На сегодняшний день расчеты с подотчетными лицами происходят практически во всех организациях. Наличные  денежные средства под от-чет выдаются на  приобретение товара, материалов, запасных частей для производства, командировочные расходы, топливо, хозяйственные нужды (обслуживание оргтехники, приобретение канцелярских товаров),  пред-ставительские расходы и т. п.

Руководитель предприятия обязан составить приказ, и приложить его к учетной политике, в котором будет указан  перечень подотчетных лиц организации. Так же в самой учетной политике должен быть обгово-рен расчет с подотчетными лицами.

В соответствии со статьей 244 Трудового кодекса Российской Феде-рации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ) организа-ции  со всеми подотчетными лицами в обязательном порядке  организация должны заключать «Договор о полной материальной ответственности». В котором прописаны все права и обязанности, как организации так и подотчетного лица, в случае причинения сотрудником ущерба организа-ции. Так же там прописаны: порядок получения сумм под отчет, сроки сдачи отчетности по выданным денежным средствам, материальные ком-пенсации, в случае невыполнения обязанностей  работником перед органи-зацией.

 Договор о материальной ответственности составляется в 2 (двух)  экземплярах (1- у организации,1- у сотрудника), указывается  номер дого-вора, ставиться дата, он подписывается двумя сторонами и заверяется пе-чатью организации.

Денежные средства под отчет могут выдаваться как наличными, то есть

из кассы,  так и переводом с расчетного счета организации на карту ра-ботника через программу «Банк-Клиент».

Для получения денежных средств подотчетное лицо пишет заявление (служебную записку) на имя директора предприятия на выдачу суммы под отчет, которое подписывает руководитель организации. В этом заявлении сотрудник указывает сумму аванса и срок на который его берет. Выдача подотчетных денежных средств осуществляется, в случае если отсутствует задолженность за ранее выданные авансы.

Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым орде-ром, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88  

В случае если подотчетное лица не полностью израсходовало денеж-ные средства, то остаток суммы передается в кассу  и оформляется при-ходным кассовым ордером по форме КО-1. Так же может быть перерасход выданных средств под отчет, в этом случае, при наличии подтверждающих первичных документов, организация компенсирует расход сотрудника.

Все операции по приходным и  расходным кассовым ордерам оформляются в кассовой книге.

На основании Указания о порядке ведения кассовых операций юри-дическими лицами и  упрощенном порядке ведения кассовых операций ин-дивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринима-тельства. Утверждено Центральным Банком Российской Федерации от 11.03.2014 № 3110-У, за все полученные деньги подотчетное лицо в тече-ние трех рабочих дней обязано отчитаться перед организаций. Отчет  сотрудник представляет по форме АО-1 «Авансовый отчет», в котором полностью расписывает расход денежных средств и прикладывает к нему первичные  документы, подтверждающие эти затраты (чеки, накладные, счета-фактуры и т. п.). Унифицированная форма такого отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 559

Утвержденный директором авансовый отчет проверяется я главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), окон-чательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установ-ленный руководителем.

Для заключения новых договоров,  проверки и контроля филиалов организации, приобретения новых знаний и умений, поиска новых клиен-тов сотрудников отправляют в служебную командировку.

Согласно статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ) под командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на опреде-ленный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы4.

Основными задачами служебных командировок являются:

- Решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финан-совой и иной деятельности Общества;

- Оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;

- Проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприя-тий, непосредственное участие в них;

- Изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и ме-тодов работы.

В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на: плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами; внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, тре-бующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

За командированным работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребы-вания в пути.

На основании п. 9 Постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки».  Утвержденного Правительством Российской Федерации от 13 октября 2008 № 749 средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы 10.

По вопросу учета рабочего времени в Письме Минтруда Российской Федерации от 14.02.2013 №14-2-291 «Об особенностях направления ра-ботников в служебные командировки» отмечено, что дни командировки (включая выходные) отмечаются в табеле учета рабочего времени органи-зации по формам Т-12 и Т-13.    Дни отсутствия работника на рабочем ме-сте по причине командировки обозначаются кодом К (06 - служебная ко-мандировка), при этом количество отработанных часов не проставляется отработанных часов не проставляется 18.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабо-чего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии со ст. 153 Трудового Кодекса  Российской Федерации .

Командирование руководителей отделов (направлений, подразде-лений) допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения рабочего процесса.

В случае командировании руководителя, должностное лицо, при-нявшее решение о поездке в командировку обязано назначить сотрудника, который будет временно исполнять его обязанности,  с возложением, на период своей командировки, всех должностных обязанностей и прав. Обычно, в небольших организация, если отсутствует должность «Замести-теля директора», то свои полномочия  руководитель предприятия передает главному бухгалтеру.

Направление работника в командировку, на основании п. 3 Письма Минтруда Российской Федерации от 14.02.2013 №14-2-291 «Об особенно-стях направления работников в служебные командировки»,  производится руководителем организации и оформляется приказом (по форме Т-9) .

Срок командировки определяется работодателем исходя из: 1)ориентировочного времени необходимого для выполнения служебного поручения; 2)продолжительности проведения образовательного меропри-ятии согласно приглашения принимающей стороны.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него в командировочном удостоверении с подписью полномочного должност-ного лица и печатью организации, в которую командирован работник. Срок командировки работника Общества не может превышать 30 дней.

Исходя из статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ) днем выезда работ-ника в командировку считается день отправления поезда, самолета, авто-буса или другого транспортного средств до  24 часов, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в ко-мандировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже следующие сутки 4.

День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием их дви-жения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во вре-мя, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

Цель командировки работника определяется так же руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Далее создается служебное задание для направлении в команди-ровку (Приложение 8) на основании п. 7 ст. 166 Трудового кодекса Рос-сийской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ). В нем руководитель прописывает конкретные поручения, которые должен решить и выполнить сотрудник в ходе служебной командировки. Служебное задание утверждает директором организации.

Помимо вышеперечисленных документов  сотрудник получает «Ко-мандировочное удостоверение», оформленное по форме Т-10, в котором прописывается вся информация о работнике, цель и место  поездки,  В этом документе ставят отметки о выбытии и прибытии сотрудника на ме-сто, его подписывает отдел кадров или директор организации, если на предприятии отсутствует отдельное подразделение отдела кадров и заве-ряет печатью.

Фактическое время нахождения работника в командировке отмечает-ся в командировочном удостоверении  той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица, на которое приказом (рас-поряжением) руководителя предприятия возложена обязанность осу-ществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибываю-щих из нее.

Если работник командирован на несколько предприятий либо в не-сколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне выбытия про-ставляются на каждом предприятии или в каждом пункте.

В случаях, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии со ст. 153 Трудового Кодекса  Рос-сийской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ) 4.

 Если работник отбывает в командировку либо прибывает из коман-ди-

ровки в выходной день, ему после возвращения из командировки предо-ставляется другой день отдыха.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, рас-ходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ), направляя сотруд-ника в командировку организация  оплачивает ему следующие расходы, за которые сотрудник обязан отчитаться: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с прожи-ванием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, про-изведенные работником с разрешения или ведома работодателя 4.

Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого по-мещения, подтвержденные соответствующими документами. При непред-ставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жило-го помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установлен-ных Приказом Минфина РФ «Об установлении предельных норм возме-щения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных коман-дировках на территории зарубежных стран» от 12 июля 2006  № 92н. или Приказом Минфина РФ «Об изменении норм возмещения командировоч-ных расходов на территории Российской Федерации» 17.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия команди-рованного в пункт назначения и по день выезда из него. Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности. Командированному работнику при пред-ставлении подтверждающих документов оплачиваются так же расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вы

нужденной остановки в пути.

На основании п. 10 Постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки».  Утвержденного Правительством Российской Федерации от 13 октября 2008 № 749 перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания 10.

Поэтому сотрудник, которого отправляют в командировку, пишет заявление на выдачу денежных средств (Приложение 10), подписывает его у директора и идет получать командировочные в бухгалтерию. При выда-чи суммы под отчет бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, подписывает его сам, затем утверждает его у руководителя организации, затем подотчетное лицо расписывается за полученные им денежные сред-ства.

Организации разрешается рассчитываться с командированным ра-ботником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командиров-ке.

 В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ), расходы по про-езду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной ра-боты (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, рас-ходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возме-щаются командированному работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проез-да: железнодорожным транспортом  в купейном вагоне скорого фирмен-ного поезда;  водным транспортом в каюте V группы морского судна ре-гулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;  воздушным транспортом в салоне экономического класса;  автомобильным транспортом  в авто-транспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии (утери) проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стои-мости проезда: железнодорожным транспортом  в плацкартном вагоне пассажирского поезда;  водным транспортом  в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслужи-ванием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сооб-щения; - автомобильным транспортом - в автобусе общего типа 4.

 На основании ст. 217 «Доходы, не подлежащие налогообложению (осво-бождаемые от налогообложения)» Налогового Кодекса Российской Феде-рации Часть вторая – Федеральный закон от 05.08.2000  № 117-ФЗ  (в ред. от 06.04.2015 № 83-ФЗ) при оплате работодателем на командировочные расходы  внутри страны в размере 700 руб., а за ее пределы до 2500  руб. за сутки освобождается от уплаты налога на доходы физических лиц 3.    

Сумма суточных уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облага-ется страховыми взносами в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

В случае наступления в период командировки временной нетрудо-способности, работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоя-тельствах должностное лицо Общества, принявшее решение о его коман-дировании.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также

невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жи-тельства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документа-ми соответствующих государственных (муниципальных) либо иных меди-цинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание ме-дицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командиро-ванному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по вре-менной нетрудоспособности.

В случае временной нетрудоспособности командированного работ-ника, ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего вре-мени, пока он не имеет возможности, по состоянию здоровья, приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше трех дней. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Согласно п. 26 Постановления «Об особенностях направления ра-ботников в служебные командировки».  Утвержденного Правительством Российской Федерации от 13 октября 2008 № 749 по возвращению из ко-мандировки сотрудник обязан отчитаться перед руководителем организа-ции в течении 3 (трех) дней с момента возвращения 10.

По утверждению отчета руководителем, авансовый отчет предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной сум-мы.

В случае, когда сотрудник в командировку был отправлена на лич-ном (служебном, арендованном или находящегося в собственности третьих лиц - по доверенности) транспорте, то к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником ав-томобиля: путевой или маршрутный лист; счета; квитанции; кассовые чеки; иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных  тахо-графа).

Подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию: авансовый отчет, в котором расписан расход (перерасход) выданных денежных средств, при-кладывая к нему чеки, накладные; командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помеще-ния, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформ-лению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;  Служебное задание (форма Т-10а) с кратким отчетом о выполненном зада-нии; Отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руко-водителем структурного подразделения работодателя, в письменной фор-ме.

В случае если у подотчетного лица остались по возвращению из ко-мандировки неизрасходованные денежные средства, это видно из авансо-вого отчета, то он передает эту сумму в кассу, а в ситуации, когда произо-шел перерасход, то организация возмещает разницу между выданной и потраченной суммой.

В случае если авансовый отчет не утвержден, не предоставлен вооб-ще или  не возвращен остаток денежных средств, то  согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.10.2015 № 285-ФЗ), подотчетную сумму можно удержать из зарплаты 4. Для этой процедуры необходимо:

- получить согласие работника на удержание соответствующей сум-мы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно че-рез суд);

- в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств  необходимо издать  приказ или распо-ряжение директора, составленные в произвольной форме (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);

- получить письменное согласие работника на удержание сумм из за-ра

ботной платы (письмо Роструда «Об удержаниях из зарплаты» от 09.08.07 № 3044-6-0)11.

 На основании статьи 138 ТК РФ общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику. Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат 4.

1.2 Актуальные вопросы учета дебиторской и кредиторской

задолженности в соответствии с международные стандарты финансо-вой отчетности

Согласно Международным стандартам бухгалтерской отчетности под дебиторской задолженностью  понимают  не выплаченные компании денежные средства от другой организации, которой были поставлены

товары, выполнены работы, оказаны услуги

Американские GAAP также рассматривают займы и дебиторскую за-долженность с помощью нескольких стандартов:

- SFAS 114 «Отражение кредиторами сумм обесценения займов, по-правки к положениям FASB 5 и 15»;

- SFAS 118 «Отражение кредиторами сумм обесценения займов: при-знание прибыли и раскрытия; поправки к положению 114»;

- SFAS 159 «Право выбора справедливой стоимости для финансовых активов и финансовых обязательств»;

- SOP 01-6 «Учет в некоторых организациях (включая имеющих тор-говую дебиторскую задолженность), выдающих займы или финансирую-щих деятельность других»;

- SOP 03-3 «Отражение некоторых займов или долговых ценных бу-маг, приобретенных в виде уступки прав».

Основное требование для признания финансового актива в качестве

займов и дебиторской задолженности — отсутствие котировок на ак-тивном рынке. Но, если актив котируется на активном рынке, более того, не отвечает другим требованиям для классификации в качестве займа или дебиторской задолженности, в соответствии с МСФО (IAS) 39 «Финансо-вые инструменты: признание и оценка», он может быть отнесен к инвести-циям, удерживаемым до погашения.