Поиск по каталогу

Библиотека онлайн

V000503 Дипломная работа Применение технологий организации работы с документами (на примере предприятия «Родина» ЗАО фирмы «Агрокомплекс» (Выселки)

3400 руб. 1890 руб.
В корзину

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..……………3

 ГЛАВА 1. Теоретические основы организации работы с документами………...9

1.1. Организация работы с документами: сущность, методы и процессы …….9

1.2. Законодательное и нормативно - методическое регулирование организации работы с документами  ……………………………………………..22

Выводы по первой главе………………………………………………………….36

ГЛАВА 2. Применение современных технологий в  организации работы с документами (на примере предприятия «Родина» ЗАО фирма «Агрокомплекс»)…………………………………………………………………...37

2.1. Организация работы с документами в ЗАО фирме «Агрокомплекс»…………………………………………………………………….37

2.2.Современные технологии как основа организации работы

с документами предприятия «Родина» ЗАО фирма «Агрокомплекс»………….61

Выводы по второй главе…………………………………………………………...79

Заключение …………………………………………………………………………80

Список использованных источников и литературы……………………………...84

Приложение …………………………………………………………………….…..90








Введение

Актуальность темы. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточной проработкой проблемы инновационных технологий документационного обеспечения управления в организациях. Решение данной  проблемы позволит целенаправленно формировать документные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ к ним потребителям к с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план.

В настоящее время важнейшее значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Организация документной деятельности с использованием компьютерных технологий становится ведущим направлением в обеспечении управления. Однако не решены многие вопросы внедрения данных технологий в практику работы предприятия.

Выбор темы исследования обусловлен следующими факторами:

во-первых, возрастающими темпами развития автоматизированных технологий, их многообразием и широкими возможностями.

во-вторых, назревшей потребностью в проработке взаимосвязанных вопросов современных технологий  с целью их эффективного внедрения в документную деятельность предприятия

Объектом исследования в данной работе выступает организация работы с документами.

Предмет исследования – современные технологии организации работы с документами.

Цель исследования – проанализировать применение технологий организации работы с документами (на примере предприятия «Родина» ЗАО фирмы «Агрокомплекс» (Выселки) и выявить условия эффективного применения современных интерактивных технологий в этой работе.

Для достижения цели были поставлены и решены следующие задачи:

– изучить законодательное и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ);

– рассмотреть сущность и основные понятия, определяющие организацию работы с документами;

– выявить особенности применения технологий в организации работы с документами предприятия «Родина» ЗАО фирма «Агрокомплекс».

Степень изученности проблемы. Следует отметить, что степень теоретической разработанности проблемы достаточно высокая. При написании дипломной работы был использован широкий круг источников.

Для данного исследования особое значение имеет анализ особенностей применения информационных технологий на различных этапах автоматизации управления документацией. Данной теме посвящены работы М.П. Бобылевой, М.В. Ларина, О.М. Милевской, Т.В. Кузнецовой, Л.А. Стрельцовой.

В издании «Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами» и «Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации» Т.В. Кузнецова уделяет большое внимание тому, как нужно выполнять те или иные виды работ с документами. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение управления.

В статье Т.В. Кузнецовой  «Проектирование рациональной организации делопроизводства» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и без документационное обслуживание. Эта работа охватывает широкий комплекс вопросов ДОУ.

Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовой базе в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству, в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах. Самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами, новая терминология, требования к построению систем ДОУ рассмотрены Д.В.  Волковой , Л.Н. Варламовой, С.Л. Кузнецовым, А.Н. Соковой, А.А. Назаренко.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи М.П. Бобылевой, В.П. Горностаева. В работах также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.

Большое значение приобретает применение компьютерных технологий и средств, обеспечивающих оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, представление информации в нужное время. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы управленческой деятельности, в том числе и весь комплекс по работе с документами – от составления до долговременного хранения.

Характерной особенностью на сегодняшний день становится установление единых государственных правил делопроизводства в условиях все большего проникновения в практику электронных носителей информации и электронных каналов движения информации – указание принципиального единства требований к документам и делопроизводству в условиях использования, как бумажных, так и электронных технологий (например, при установлении понятий подлинника и копии, подлинности и юридической силы и др.).

Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденций обозначают переход от анализа потребностей организации в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива. Появляется необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте. В связи с усложнением информационных ресурсов и быстрым ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией в акционерном обществе. Все это подробно рассмотрено Ю.В. Сухачевой в статье «Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства».

Все вышеперечисленные издания и статьи, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Несмотря на обилие работ по данной теме, применение современных технологий в организации работы с документами на примере акционерных обществ не рассматривалось.

Методологическая база исследования. Дипломная работа основана на структурно-функциональном подходе, так как рассматривается структура службы ДОУ и её функции. В процессе анализа деятельности предприятия «Родина» ЗАО фирма «Агрокомплекс», в частности, организации работы с документами, были использованы такие методы как : общенаучные (анализ, сравнение) и специальные (изучение документов, личное наблюдение, графический анализ.

Практическая значимость исследования. Предложения по совершенствованию организации работы с документами, разработанные в процессе исследования документооборота на предприятии «Родина» ЗАО фирма «Агрокомплекс», могут быть использованы в данной организации, а также в организации с идентичной структурой.

Структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, включающих в себя по 2 параграфа, заключения, списка использованных источников и 8 приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, степень изученности проблемы, объект и  предмет исследования, основные цели и задачи, методологическая база исследования, практическая значимость исследования, структура дипломной работы.

В первой главе дан обзор законодательной и нормативно-методической базы, где затронуты различные стороны документирования и работы с документами: названы виды документов, обязательность оформления того или иного действия определенным видом документа, излагаются требования к тексту отдельных видов документов, даются определения понятий, оп-ределяются основные стороны работы с документами, сроки и порядок их хранения и уничтожения, а также раскрывается сущность основных понятий и определений документационного обеспечения управления используемых в дипломной работе.

Во второй главе изучается применение современных технологий организации работы с документами ЗАО фирма «Агрокомплекс» предприятия «Родина», а также подробно рассматривается организация документооборота предприятия в данный момент, определяются основные недостатки в документационном обеспечении деятельности и предлагаются оптимальные пути их устранения, приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота предприятия, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагается ряд мероприятий по совершенствованию организации работы с документами.    


























           

1. Теоретические основы организации работы с документами

1.1 Организация работы с документами: сущность, методы и процессы

Документационное обеспечение управления – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [9,  2].

Раскрыть сущность основных понятий документационное обеспечение управления необходимо для анализа делопроизводственной службы в Выселках.

Организация работы с документами в любой компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, она нуждается в тщательно продуманной организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" предполагается, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ.

Документ или документированная информация - Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 [9, 7] Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Юридическая сила документа - Свойство официального документа вызывать правовые последствия [9, 15].

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. [9, 46].

Внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления [9, 4].

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Документооборот – Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. [9, 73]. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, в ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени [9, 75].

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

При анализе документооборота предприятия была выявлена тенденция к его росту. В организациях с небольшим объемом документооборота – до 600 документов в год используется журнальная форма регистрации, но, так как в данной компании регистрируется больше 1500 единиц документов, то им необходимо использовать автоматизированную форму регистрации.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры предприятия за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

Поэтому, говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько технологических этапов документооборота:

– прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

– предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

– регистрация документов;

– контроль за исполнением;

– информационно-справочная работа,

– отправка

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии. Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В документационном обеспечении можно выделить такие три  группы  документов как:

а) Входящий документ – это документ, поступивший в учреждение.

б) Исходящий документ или отправляемый документ – это официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящие документы оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов.

в) Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п.

Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Информационно-справочные документы – это документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Бланк документа – Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. [9, 48].

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа [9, 36].

Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все.

Для темы данной дипломной работы наиболее важной частью являются этапы документооборота, поэтому они будут рассмотрены подробнее.

Прием и первичная обработка. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов.

В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично". При вскрытии упаковка уничтожается, но в некоторых случаях делается исключение.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Предварительное рассмотрение документов. Его целью является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Регистрация документов. Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации.

Контроль исполнения документов. Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления. При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Информационно-справочная работа. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Отправка документов. Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим). Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [9, 94].

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела [9, 94].

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Затем происходит подготовка документов к передаче их в архив.

Архив – Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. [9, 6].

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

– проведение экспертизы ценности документов;

– оформление дел;

– составление описей дел;

– составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документа – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов [9, 39].

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Не забудьте оформить заявку на наиболее популярные виды работ: