V000292 Дипломная работа Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Введение

Актуальность темы.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К сожалению, многие руководители компаний, сотрудники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. (36)

Глубокие экономические преобразования, происходящие в нашей стране, привели к существенным изменениям во взаимоотношениях между работодателями и работниками. От эффективности деятельности кадровых служб во многом зависит работа предприятий в новых условиях. Документационное обеспечение деятельности службы персонала представляет собой важнейший элемент качественного управления предприятием. (58,39).

Документооборот, как важнейшая часть информационного потока на предприятии, представляет собой один из главнейших элементов управления. Управление на современном  этапе рассматривается как управление человеческими ресурсами, т. е. управление персоналом. Основным структурным подразделением по управлению персоналом на предприятии является  кадровая служба. (58,39)

В работе кадровой службы, связанной с документированием и осуществлением документооборота имеются свои особенности, зависящие от спецификации предприятия, от творчества персонала. Представляет интерес рассмотрение вопросов организации документирования и управления документооборотом в кадровой службе в публикациях различных авторов. Так в работах (А.Н. Белов, В.В. Галахов) отмечается, что деятельность кадровой службы играет особую роль в жизни каждого человека, работающего на предприятии. Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии, являются неотъемлемой частью строгого и четкого ведения кадровой документации.(40,41)

В процессе предполагалось поэтапно, с привлечением научного, методического и практического материала проанализировать и обобщить практику.

Цель работы:  Документационное обеспечение деятельности кадровой службы.

База исследования:  ГБУЗ МО «Левобережная городская поликлиника»

Для достижения целей исследования автор поставил  решение следующей задачи исследования:

- провести анализ задач и функций кадровой службы;

-исследовать особенности документирования деятельности кадровой службы;

-рассмотреть законодательную  базу обеспечивающую  деятельность кадровой службы;

-провести анализ документационного обеспечения деятельности  кадровой службы;

-рассмотреть возможность использования современных информационных технологий.

Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы  и приложений.

Глава 1. Кадровая служба ГБУЗ МО «Левобережная городская поликлиника»: задачи, функции, структура, законодательная база.

1.1 Общая характеристика деятельности поликлиники.

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Московской области Левобережная городская поликлиника является одним из крупных учреждений г. Химки. Более 19 тысяч человек (взрослого 15 442 и детей 3 573)  получают квалифицированную медицинскую помощь.

Поликлиника введена в эксплуатацию в 1998 году. Общая площадь занимаемого типового здания 5617 м 2.

Поликлиника расположена по адресу: 141411, МО, г. Химки, ул. Пожарского, д. 22.

В соответствии с лицензией № ЛО-50-01-006303 от 5.02.2015г.  Левобережная городская поликлиника оказывает первичную медицинскую помощь по следующим направлениям:

• Терапия

• Педиатрия

• Стоматология, в т.ч. детская

• Акушерство и гинекология

• Отоларингология

• Офтальмология

• Кардиология

• Неврология

• Урология

• Операционное дело (амбулаторно)

• Эндокринология

• Эндоскопия

• Рентгенология

• Физиотерапия

• Рефлексотерапия

• Клинико-диагностические исследования

• Ультразвуковая диагностика

• Функциональная диагностика

• Медицинские осмотры (предварительные, периодические, предрейсовые, послерейсовые)

• Экспертиза временной нетрудоспособности

• Экспертиза на право владения оружием

• Экспертиза профпригодности

• Дневной стационар

 Во главе поликлиники находится Главный врач, которому непосредственно подчиняются заместители по медицинской части, по лечебной работе, по организационно-методической работе и главная медицинская сестра.  В их функции входит общая организационная работа, лечебно-профилактическая работа, анализ представленной им на рассмотрение  информации непосредственно от нижестоящих отделов и подразделений. Служба статистики представляет заместителю главного врача по организационно-методической работе статистическую информацию о больных для составления всевозможных справочников и отчетов по деятельности. Отдел автоматизированных систем управления занимается системами сбора статистической информации о больных, обновлением технических и программных средств.  Главная медицинская сестра следит за состоянием материально-технической базы, занимается вопросами снабжения всех служб и отделений необходимыми материалами, техникой, инструментами и лекарственными препаратами. Старшие медицинские сестры отделений и сестры хозотдела, непосредственно подчиняющиеся главной медицинской сестре, следят за состоянием и обеспечением материально-технической базы каждого из отделений и служб. В функции организационно-методического кабинета, находящегося при заместителе главного врача по организационно-методической работе, входит выделение показателей качества медицинского обслуживания на основе представляемой статистической и отчетной информации, повышение квалификационного уровня сотрудников и специалистов поликлиники. В функции лечебных отделений поликлиники, дневного стационара входит оказание населению качественной и квалифицированной медицинской помощи. В функции регистратуры входит регистрация больных, обращающихся в поликлинику за лечебной и профилактической медицинской помощью, регистрация амбулаторно-поликлинических карт и талонов амбулаторного пациента, снабжение пациентов справочной информацией о графиках приема пациентов врачами, прием от пациентов вызова врача на дом.

На базе Левобережной поликлиники, предоставляются как бесплатные, в рамках программы обязательного медицинского страхования  и  Территориальной программы  государственных гарантий, так и платные медицинские услуги.  В рамках  платных медицинских услуг можно оформить справку на управление транспортным средством, справку на приобретение и ношение оружия,  справку для трудоустройства на работу, а так же, получить консультации специалистов и прочие виды услуг.

Левобережная поликлиника оснащена современным лечебным и диагностическим медицинским оборудованием. В поликлинике  постоянно внедряются достижения современной науки и техники, профилактические методики. Обслуживание ведут высококвалифицированные специалисты. На базе поликлиники  созданы выездные бригады врачей специалистов для оказания различных видов медицинской, организационно методической и консультативной помощи.

Основными задачами поликлиники являются: оказание поликлинической  помощи закрепленному населению по видам и объемам, согласно полученным лицензии и сертификата; проведение профилактической работы, иммунизации закрепленному населению, санитарного просвещения и воспитания населения по формированию здорового образа жизни, оказанию само и взаимопомощи при несчастных случаях и внезапных заболеваниях, своевременному обращению за экстренной медицинской помощью, по снижению заболеваемости, травматизма и смертности среди населения обслуживаемой территории.

Осуществление мероприятий, по постоянной готовности поликлиники к работе в чрезвычайных условиях при массовых поступлениях пострадавших в городе; обеспечение эффективной преемственности  и взаимосвязи со всеми лечебно-профилактическими учреждениями города в оказании медицинской помощи больным; организация систематической работы по совершенствованию знаний, навыков и умений, повышению квалификации.

1.2 Кадровая служба ГБУЗ МО «Левобережная городская поликлиника: задачи, функции, структура.

По мере возрастания роли человека в производственной системе происходит обновление функций управления, вызывающее изменение структуры кадровых служб, их реализующих.

Если в начале двадцатого века кадровые подразделения занимались только вопросами найма, то с двадцатых годов их деятельность включает вопросы отбора,  расстановки, оценки, переподготовки персонала, использования разных видов стимулирования. Постепенно изменяется горизонтальное разделение труда в кадровой работе, осуществляя переход от эмпирической к аналитической деятельности, от учетно-административной к социально-экономической.

Основной задачей кадровой службы поликлиники  является наиболее эффективное использование способностей сотрудников в соответствии с её целями и общества. При этом эффективно  должны быть решены проблемы   сохранения здоровья каждого человека и установлены отношения конструктивного сотрудничества между членами коллектива и различными социальными группами.

Управление человеческими ресурсами поликлиники включает комплекс взаимосвязанных видов деятельности, каждый из которых отдельно и все вместе чрезвычайно важны для организации:

- определение потребности в медицинских работниках, инженерах, менеджерах различной квалификации, исходя из стратегии деятельности поликлиники.

- анализ рынка труда и управление занятостью.

- отбор и адаптация персонала.

-планирование карьеры медицинских работников, их профессионального и административного роста.

- обеспечение рациональных условий труда, в том числе благоприятной для каждого человека социально-психологической атмосферы.

- организация медицинского обслуживания, анализ затрат и результатов труда, установление оптимальных соотношений между количеством единиц оборудования и численностью медицинского  персонала различных групп.

- управление производительностью труда медицинских работников

- разработка систем мотивации эффективной деятельности поликлиники.

- обоснование структуры их доходов, степени их дифференциации, проектирование систем оплаты труда медперсонала.

- организация изобретательской и рационализаторской деятельности.

- участие в проведении переговоров между работодателями и соискателями.

- разработка и осуществление социальной политики поликлиники.

- профилактика и ликвидация  конфликтов

Задачи кадровой службы Левобережной городской поликлиники  можно условно разделить на динамические и статические. Каким бы ни было такое объединение, внутри него всегда выделяется управленческая структура, функции которой состоят в решении задач, связанных с количественным и качественным составом сотрудников. Такие задачи управления кадрами поликлиники имеют динамический характер (например, отбор, прием, увольнение, аттестация, повышение квалификации, продвижение по служебной лестнице, организационные и профессиональные перемещения). Они менее формализованы в отличие от ряда других задач работы с сотрудниками поликлиники (нормирование, расчет заработной платы, учет выработки), которые можно отнести к разряду статических .

Расчет заработной платы медицинского персонала можно отнести к статическому типу задач. Но вопросы, связанные с изменением оплаты труда, являются следствием таких динамических процессов, как, например, переход медицинского работника в другое подразделение, повышение его квалификации, совмещение должностей. Таким образом, именно динамические задачи кадровой службы поликлиники можно с уверенностью отнести к числу приоритетных.

Отметим также, что все задачи кадровой службы можно условно разделить на три комплекса .

Первый комплекс задач: исследование регионального рынка медицинских работников, поиск и подбор кадров (включая анализ резюме), собеседование, отбор претендентов на вакантные рабочие места.

Второй комплекс задач: персональный учет кадров, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения медицинских работников на предприятии, обучение и их профессиональная переподготовка, аттестация, продвижение по служебной лестнице, трудовая дисциплина, поддержание благоприятного климата и работоспособности коллектива, составление должностных инструкций.

Третий комплекс задач: ведение архива поликлиники, подготовка стандартных документов (в том числе отчетности) для внутреннего пользования и для внешних инстанций, подготовка информации на запросы, информирование персонала об определенных аспектах деятельности кадровой службы.

Первый комплекс задач касается осуществления связи поликлиники с внешней средой, которая является поставщиком кадров (найм и отбор персонала), а также взаимодействия с ней на этапе, когда работник предприятия покидает его (увольнение персонала).

Второй комплекс задач отвечает за “судьбу” каждого сотрудника поликлиники  в пределах предприятия.

Третий – касается всех вопросов информационного характера, возникающих при решении вышеназванных задач.

Современные кадровые службы по своим функциям, организационному статусу, уровню профессиональной компетенции работников превратились из вспомогательных подразделений в ключевые, определяющие эффективность функционирования организации в целом. Отдельного внимания заслуживает рассмотрение некоторых функций по документированию отношений с работниками кадровой службы.

Функциональные звенья кадровой службы формализуются в виде структуры, проектирование которой во многом зависит от размера организации, ее структуры, финансовых возможностей, организационного статуса кадровой службы.

В малых организациях управление персоналом, как правило, является функцией общего руководства. В средних организациях функции управления персоналом либо выполняют линейные руководители, либо для их реализации создаются небольшие функциональные подразделения.

Руководитель кадровой службы

Отдел кадров Отдел обучения Отдел оплаты и стимулированния Отдел коммуникаций

планирование; планирование и штатное расписание; внутренние связи;

отбор и найм; организация; структура оплаты; информационно-

увольнение; адаптация; льготы и компенсации; справочное

личные дела; внутренняя подготовка; медицинское обеспечение;

базы данных; аттестация; страхование, международные

учет рабочего времени; развитие; пенсионное связи;

резерв кадров; планирование карьеры; обеспечение; переводы, клубы,

воинский учет;   праздники, спорт;

дисциплина;  Ссуды; отдых;

Рабочие правила;  оплата и премии;

Учебные заведения;

 рабочие правила;

Служба занятости;  техника безопасности;

Миграционная служба.  Аттестация рабочих

 мест.

В любом из вариантов проектирования организационной структуры кадровой службы поликлиники, вне зависимости от размеров, состав кадровых функций остается постоянным, меняются лишь трудоемкость их выполнения, распределение прав и ответственности между функциональными и линейными подразделениями и общим руководством.

В крупных поликлиниках создаются самостоятельные кадровые службы, имеющие сложную внутреннюю структуру секторов, отделов, которые курируют конкретные кадровые функции. В составе кадровой службы поликлиники работают квалифицированные специалисты:  менеджеры по персоналу, психологи, юристы, экономисты, социологи и другие. Среди множества современных организаций поликлиники накопили, наиболее богатый опыт управления персоналом. Их отделы кадровых служб занимаются широким комплексом вопросов и играют ключевую роль в организационном развитии.

Как правило, кадровую службу в крупной поликлинике возглавляет начальник кадровой службы поликлиники, который подчиняется непосредственно первому руководителю поликлиники (в меньших  по размеру организациях аналогичную функцию может выполнять начальник отдела, однако при этом он сохраняет непосредственное подчинение руководителю организации). Положение руководителя по персоналу во внутренней иерархии отражает его двойную роль в управлении поликлиникой. С одной стороны, он  является руководителем определенной функциональной службы - кадровой службы, с другой - членом высшего руководства всей поликлиники. В качестве функционального руководителя он обеспечивает удовлетворительное с точки зрения организации (ее главного врача в первую очередь) функционирование систем кадровой службы - подбора, обучения и развития, оценки, компенсации и коммуникации, работает над их совершенствованием и управляет сотрудниками поликлиники. Как член высшего руководства компании, он разделяет вместе с другими руководителями ответственность за управление всей поликлиникой, принимает участие в обсуждении важнейших для нее вопросов развития, определения стратегии (например, о начале медицинского обслуживания нового региона и о том, как будет осуществляться этот процесс). Конечно, при  обсуждении вопросов управления всей поликлиникой и разработке стратегии руководитель кадровой службы, выступает, прежде всего, как специалист в области управления людьми, как своего рода консультант по этому вопросу для остальных руководителей.

В непосредственном подчинении у директора по персоналу находятся руководители ключевых отделов кадровой службы поликлиники, названия которых в большей или меньшей степени соответствуют основным элементам систем управления персоналом- подбора, обучения и развития, оценки, компенсации. В зависимости от размера, специфики ее деятельности число и название подразделений кадровой службы, а так же количество работающих в них сотрудников может меняться. Так, одна поликлиника может иметь полноценные отделы заработной платы, льгот, отношений с работниками, профессионального развития, коммуникации, в то время как  в другой- все эти функции не распределяются на подразделения. Вопросы управления приемом на работу, учетом персонала, профессионального обучения и развития так же часто объединяются в рамках одного отдела кадровой службы. В некоторых поликлиниках, кадровая служба включает такие, не совсем традиционные для управления персоналом, функции как охрана пациентов (как правило, отдельный сектор, особенно в поликлиниках, где их деятельность связана  с повышенным риском для людей), коммуникация, администрация, управление  парком автомобилей. Очень часто такие «вспомогательные службы» объединяются в административно-хозяйственный отдел, начальник которого подчиняется непосредственно руководителю кадровой службы.

Во главе отделов, секторов  или групп стоят руководители среднего звена - начальники отделов. Главной их задачей является организация работы вверенного им отдела кадровой службы, а так же предоставление экспертных советов своему руководителю. Выполняемые кадровой службой функции и их значение для  поликлиник могут существенно отличаться, а вместе с этим может различаться положение руководителей отделов в организационной иерархии.

Руководители отделов отвечают за работу специалистов по компенсации, профессиональному обучению и развитию, учету персонала и так далее. Эти работники выполняют аналитические функции, проводят профессиональное обучение, разрабатывают процедуры управления персоналом, готовят обобщенные материалы для принятия решений руководителями, то есть выступают в роли функциональных экспертов и исполнителей, ключевых задач кадровой службы. Для успешного выполнения своих должностных обязанностей специалистам необходимо наличие профессиональных знаний, приобретаемых в процессе  практической работы и обучения.

Численность сотрудников кадровой службы,  зависит от множества факторов - размера поликлиники, вида ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, традиций, финансового состояния, стадии развития. Многочисленные попытки вычислить «оптимальное соотношение» между численностью сотрудников поликлиники и величиной кадровой службы до сих пор не увенчались успехом. Различные исследования дают весьма разноречивые результаты о  том,  на сколько сотрудников организации приходится один специалист по персоналу - эта цифра колеблется в больших пределах. В то же время достаточно четко прослеживается  следующая тенденция: число сотрудников поликлиники на одного сотрудника кадровой службы увеличивается по мере ее развития  и совершенствования. Небольшие медицинские учреждения  нуждаются в большем внимании со стороны специалистов кадровой службы.

1.3 Законодательная база.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками поликлиники. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями, и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники кадровой службы поликлиники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, руководствуются в своей деятельности  Трудовым кодексом Российской Федерации.  На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Федерального закона от 27 июля 2006 г.  № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников поликлиники. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с  учетом положений вышеназванного закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98- ФЗ « О коммерческой тайне».

Положения федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ « Об основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют предприятию  грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

  Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Левобережная городская поликлиника придерживается этих рекомендаций.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6,30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а так же требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности поликлиники, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список  внутренних документов, а так же регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровая служба поликлиники руководствуется так же Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 « о трудовых книжках» и  Постановление Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года № 69 « об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника поликлиники, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 (далее-Постановление Госкомстата России № 1) утверждены унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе так же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Поликлиника имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и так далее).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной  документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям поликлиники и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация,  возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с требований законодательства.

В Левобережной городской поликлинике трудовые отношения работника и работодателя, регламентирует система локальных нормативных актов. В этой системе должна существовать взаимосвязь и непротиворечивость отдельных ее частей.

Локальные нормативные акты должны быть реалистичными и выполнимыми, они должны соответствовать законодательству, с одной стороны, и деловому обиходу компании- с другой. Система и каждый ее элемент должны соответствовать этапу развития компании, ее целям и задачам. Термины и понятия, применяемые во всех документах, должны быть единообразными, система должна быть гибкой и адаптивной.

Среди локальных нормативных актов непосредственно связаны с трудовыми отношениями:

- учредительные документы;

- устав (определяет правомочность стороны трудовых отношений- Работодателя);

- трудовые договоры;

- договоры порядка  и договоры оказания услуг;

- штатное расписание;

- должностные инструкции;

- положение об отпусках и график отпусков;

-положение об аттестации/ оценке персонала;

- положение о компенсациях, льготах, премировании;

- о мотивации и оплате труда персонала;

-положение о коммерческой тайне и режиме ее соблюдения;

- положение о внутри объектовом режиме и так далее.

Отдельно необходимо выделить такой локальный нормативный акт как коллективный договор.

Под коллективным договором, согласно ст. 40 ТК РФ, понимается двусторонний нормативный правовой акт, заключаемый между работодателем и всеми работниками организации в лице их представителей и регулирующий социально-трудовые отношения в организации. Цель этого документа – установить общие принципы взаимоотношений персонала и работодателя. Структура и содержание коллективного трудового договора определяются его сторонами. Как правило, договор включает обязательства организации по оплате труда, предоставлению пособий и компенсаций, обеспечению занятости сотрудников и их переобучению, улучшению условий и охраны труда, оздоровлению и отдыху. При подготовке документа в качестве образца можно использовать Макет коллективного трудового договора от 06.11.2003, утвержденный Минтруда РФ.

Коллективный договор может заключаться как в целом по организации, так и в отношении ее обособленных подразделений. Процедура разработки и принятия коллективного трудового договора установлена в Законе РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.1992 № 2409-1. Коллективный договор вступает в силу со дня его подписания или со дня, специально обозначенного в тексте документа, и действует не более 3 лет. В течение 7 дней после подписания документ должен быть направлен на уведомительную регистрацию в уполномоченный госорган. Работодатель обязан знакомить с этим документом под расписку каждого нанимаемого сотрудника.