V000058 Курсовая работа Рассмотрение наиболее популярных программ, используемых для создания документов

Содержание

I. Введение ……………………………………………………………………………… 3

II. Основная часть

1. Системы подготовки текстовых документов …………………………. 5

2. Интегрированный пакет программ Microsoft Office ……………… 10

2.1. Назначение и состав интегрированных офисных пакетов ….….. 10

2.2. Microsoft Word ……………….…………………………………….. 11

2.3. Microsoft Excel ……………………………………………………... 14

2.4. Microsoft Access ………………………………………………….… 17

2.5. Microsoft Outlook …………………………………………………... 22

2.6. Microsoft Binder ………………………………………………….… 23

2.7. Microsoft OneNote …………………………….………………….… 23

III. Заключение …………………………………………………………….………… 26

IV. Список использованной литературы ………………………………….………. 28

Введение.

Первый персональный компьютер появился 1975 году, и почти сразу начали разрабатываться многочисленные программы для делового применения, так например, в 1978 году появилась программа для редактирования текстов «Word Star», а 1979 году появился табличный процессор «VisiCalk» и т.д, к тому же компьютер весьма удобно и эффективно использовать для создания текстов документов.

С течением времени компьютеры и программы, созданные для них усовершенствовались, на данный момент существует, бесчисленное множество программ, от проcтых, предназначенных для подготовки небольших документов c неcложной cтруктурой, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что тяжело представить современный офис без разнообразных гаджетов, предназначенных для создания, обработки, передачи и хранения информации, с наличием соответствующих программ, к тому же документ является одним из носителей информации.

Целью курсовой работы является рассмотрение наиболее популярных программ, используемых для создания документов.

Для достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:

1) рассмотреть и дать описание основным cистемам подготовки текстовых документов, дать определение текстовым редакторам и процессорам;

2)  рассмотреть и описать основной пакет программ, входящих в Microsoft Office:

функциональные возможности Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Outlook, Microsoft Binder, Microsoft OneNote.

Условно все рассмотренные программы можно разделить на те, которые создают текстовые и табличные документы.

При написании курсовой работы использовалось периодическое издание «Секретарь-референт». В статье «Чем может быть полезен секретарю MS One Note?» Е.А. Вершинина описывает основные возможности программы Microsoft OneNote, ( «Секретарь-референт» № 10 октябрь 2014 год, также в написании курсовой работы использовалась книга Ю.А. Петровой «Секретарское дело», глава седьмая которой посвящена описанию применения семейства программных продуктов Microsoft Office, кроме этого при написании работы использовалась книга Е.Е. Степановой и Н.В. Хмелевской «Информационное обеспечение управленческой деятельности», так как глава вторая, которой тоже описывает функциональные возможности программ Microsoft Office.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников. В первой главе дается описание cисиемам подготовки текстовых документов. Во второй главе рассматриваются основные программы, входящие в состав Microsoft Office.

1. Системы подготовки текстовых документов

C появлением механической пишущей машины в начале XX века возникла обработка текстов. Именно это техническое изобретение оставалось затем более полувека единственным средством составления и получения текста на бумаге в печатном виде. Самым трудоемким являлось внесение изменений в текст, когда при помощи клея и ножниц создавался новый вариант документа, перепечатываемый заново для получения текста с отсутствием исправлений. Опечатки в процессе печати либо замазывались, либо использовалось повторное впечатывание или подчистка. Наибольшие усовершенствования пишущей машины, такие как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, не изменили сути процесса подготовки текста.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиально новую основу. В 1980-е годы было разработано множество текстовых процессоров для различных персональных компьютеров, отличающихся как разнообразием функций, так и организацией взаимодействия с пользователями (интерфейсом). В последние несколько лет получили распространение текстовые процессоры с такими возможностями, что их можно считать настольными издательскими системами, позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерактивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Cуществующие на данный момент компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения (Приложение1). [1]

Текстовыми редакторами, в основном, называют программы, создающие текстовые файлы без элементов форматирования (т. е. не позволяющие выделять части текста различными шрифтами и гарнитурами). Редакторы такого рода незаменимы при создании текстов компьютерных программ.

В качестве данных используются документы, книги и программы.

Текстовые редакторы выполняют разнообразный спектр функций:

• редактирование строк текста;

• возможность использования различных шрифтов символов;

• копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

• контекстный поиск и замена частей текста;

• задание произвольных межстрочных промежутков;

• автоматический перенос слов на новую строку;

• автоматическая нумерацию страниц;

• обработка и нумерация сносок;

• выравнивание краев абзаца;

• создание таблиц и построение диаграмм;

• проверка правописания слов и подбор синонимов;

• построение оглавлений и предметных указателей;

• распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п.[5]

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами — разметкой. В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

- ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

- автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов; ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны; объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Большинство текстовых процессоров располагает средствами настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и монитора. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими текстовыми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — конвертеры, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-конвертер на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации. [1]

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

     − текстовые процессоры начального уровня,

     − мощные профессиональные текстовые процессоры;

     − специализированные текстовые процессоры.

     К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа. [20]

Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон.[14]

К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.

Для верстки текстов с большим количеством математических химических формул может быть использована издательская система LaTex, созданная американским программистом Лесли Лэмпортом. Эта система работает на базе специализированного языка программирования ТеХ, который разработал американский математик Дональд Кнут. В настоящее время формат TeX является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого языка TeX не требуется.

Наряду с системой LaTex распространены макропакеты PlainTeX и AMS-TeX. Макропакет PlainTeX используется на практике как средство для обмена текстами с формулами, а AMS-TeX – это издательская система,ориентированная на узкий круг приложений – верстку научных статей для математических журналов и книг.

Для создания документов с большим количеством математических, физических и химических формул может быть использована программа LyX. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX. Программа LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка

текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Имеются генератор содержания и встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском.

Недостатком является сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах TXT и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других [21].

Издательские системы применяются при создании печатной продукции: для оформления журналов и книг, красочных рекламных буклетов и при выполнении прочих задач, решение которых невозможно или трудновыполнимо при использовании обычных текстовых редакторов. Издательские системы позволяют готовить к печати и печатать на высококачественных лазерных принтерах, а также выводить на фотонаборные автоматы сложные документы, требующие высокого качества печати. В зависимости от вида подготавливаемого документа целесообразно использовать различные типы издательских систем.

Для создания материалов небольшого объема с иллюстрациями, диаграммами, графиками, с использованием в тексте различных красочных шрифтов удобны системы, обычно применяемые для подготовки небольших журналов и газет. Примером такой системы может послужить Aldus PageMaker.

Другой тип издательских систем подходит для создание крупных, объемных документов, например, книг. Одной из распространенных систем подобного типа является Ventura Publisher.

Издательские системы любого типа используются в основном для осуществления такой важной операции, как верстка. Это понятие означает разбивку текста по страницам определенного формата, вставку рисунков, оформление различных участков текста соответствующими шрифтами и т. п. Для осуществления верстки издательские системы оптимально подходят. Однако при этом в удобстве набора и редактирования текста они уступают текстовым редакторам. Поэтому процесс подготовки к печати сложных документов обычно состоит из двух этапов: набор текста в текстовом редакторе и последующее оформление с помощью издательской системы.

Среди множества полезных функций, которыми обладают издательские системы, можно выделить следующие: использование огромного количества различных видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как и при печати; широкие возможности при редактировании изображений, наборе формул, вставке таблиц и пр. [2]  Кроме этого по ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками. [4]