W003255 Дипломная работа Деятельность Департамента природных ресурсов ХМАО-Югры по организации конрессных мероприятий

Оглавление

Введение 8

1. Теоретические аспекты организации конгрессных мероприятий 11

1.1. Формы конгрессных мероприятий 11

1.2. Технология организации конференции как формы конгрессного мероприятия 43

2. Проектирование XI научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича в Ханты-Мансийске 47

2.1. Об истории создания и развития проекта 47

2.2. Программа проведения XI научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича 53

2.3. Практикоориентированние научно-практической конференции им. А. А. Дунина-Горкавича 78

2.4.Экономическое обоснование 80

2.5. Оценка безопасности проекта 88

Заключение 96

Список используемых источников 99

Приложения 101

Введение

Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.д. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг. Деловые мероприятия проводятся компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Они призваны стать событием для целевых групп общественности. Иногда их так и называют – специальные события. Успешное специальное событие требует серьезной подготовки. Важно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Подготовка делового мероприятия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Каждое мероприятие имеет свой план и структуру, включающую последовательность ряда событий.

В качестве одной из форм конгрессного мероприятия может рассматриваться конференция. В данной работе спроектирована и реализована технология организации XI научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича в Ханты-Мансийске. Это и стало целью дипломной работы.

Для достижения поставленной цели в дипломном проекте были поставлены и решены следующие задачи:

- изучить литературу по данной тематике;

- рассмотреть формы конгрессных мероприятий;

- исследовать историю развития научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича в Ханты-Мансийске и технологию её организации;

- сформировать культурную программу для VIP-гостей конференции, изучив достопримечательности Ханты-Мансийска.

Актуальность темы дипломной работы определяется её практической значимостью, которая заключается в повышении уровня организации научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича и популяризации деятельности Департамента.

Объектом исследования данной работы является деятельность Департамента природных ресурсов ХМАО-Югры по организации конрессных мероприятий.

Предметом исследования стала научно-практическая конференция им. А.А. Дунина-Горкавича, проводимая Департаментом.

Новизна проекта заключается в доработке и реорганизации некоторых элементов программы конференции, а также разработке новых позиций программы НПК им. А.А. Дунина-Горкавича, так, например, был улучшен сервис по приёму и размещению гостей-участников конференции, разработана экскурсионная программа по городу для VIP-гостей. Разработка экскурсионной программы была впервые разработана и апробирована с 10 апреля 2015 года на территории Югорского государственного университета по адресу: г. Ханты-Мансийска, ул. Чехова 16.

Материалы для дипломной работы были собраны автором в марте 2015г. во время прохождении преддипломной практики на базе Департамента природных ресурсов и несырьевого сектора экономики ХМАО-Югры.

Апробация предложенных автором мероприятий прошла 10 апреля 2015 года во время проведения научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича на территории Югорского государственного университета по адресу: г. Ханты-Мансийск, ул. Чехова 16.

В первой главе «Теоретические аспекты организации конгрессных мероприятий» рассмотрены формы конгрессных мероприятий, изучена технология организации конференции как формы конгрессного мероприятия.

Во второй главе детально прописана история создания, проектирование и организация научно-практической конференции, разработан план мероприятий и программа научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича, рассмотрены экономические аспекты, правовая сторона проекта и вопросы безопасности жизнедеятельности при проведении конференции.

В заключение приведены выводы по итогам проведения XI научно-практической конференции им. А.А. Дунина-Горкавича, отмечены сильные и слабые стороны организации мероприятия, даны рекомендации по его совершенствованию.

1. Теоретические аспекты организации конгрессных мероприятий

1.1. Формы конгрессных мероприятий

Конгрессная деятельность - это предпринимательская деятельность, направленная на установление и развитие отношений между производителями товаров и поставщиками услуг, с одной стороны, и потребителями товаров и услуг – с другой стороны, осуществляемая в процессе организации и проведения специализированных деловых встреч и выставочных мероприятий. [1].

Конгрессная деятельность указывает на то, что в последнее время конгресс всё чаще сопровождается конференциями и деловыми программами в целях повышения интереса к предмету мероприятия, а также для получения новой дополнительной информации, знаний от посещенной конференции. Некоторые торговые и технологические конференции предоставляют разные демонстрационные курсы и форумы. Построение деловой программы с помощью участников выставочного мероприятия, вовлеченность экспонентов в процесс делового общения позволяет им почувствовать себя соорганизаторами конгрессных мероприятия.

С другой стороны, многие деловые мероприятия сопровождаются специализированными тематическими выставками, которые повышают визуальное и практическое восприятие полученной информации, а также обеспечивают дополнительные доходы организаторам конференций. По оценкам специалистов, около 20 % выставок проводятся одновременно с соответствующими конференциями и наоборот. [4, с. 15].

Неправомерно считать конгрессную деятельность производной от выставочной деятельности или наоборот. Подобные трактовки обусловлены тем обстоятельством, что до недавнего времени в России потенциал конгрессной деятельности оставался невостребованным, а сами конгрессные мероприятия рассматривались отечественными организаторами лишь как часть деловой программы выставочных мероприятий. Однако, организация отдельных конгрессов – совершенно самостоятельный бизнес, который отличается от проведения мероприятий деловой программы при выставках.

Несомненно, между конгрессной и выставочной деятельностью существует тесная взаимосвязь, но сегодня за рубежом, в отличие от России, конгрессная деятельность сформировалась как отдельный сегмент экономики, требующий своей инфраструктуры. [5, с. 76].

Сегментация рынка конгрессного туризма. Основным критерием, по которому можно провести сегментацию рынка конгрессного туризма, является идея созыва того или иного совещания выраженная, прежде всего, мнением инициатора. Именно инициатор определяет вид организуемой конференции, а также перечень необходимых услуг. Может быть выделено два основных сегмента рынка конгрессного туризма:

1. корпоративный рынок конференций

2. некорпоративный рынок конференций - сфера деятельности правительственных структур и отраслевых ассоциаций (рис.2).

Рис. 2. Сегментация рынка конгрессного туризма

Некорпоративный рынок конференций может быть подразделен на три категории:

• конференции научного характера;

• конференции торгово-экономического характера;

• конференции членов ассоциаций, объединяющих людей по различным «интересам», например, спортивным, клубным и т.п.

Компании выступают основным заказчиком услуг по проведению конференций, как в гостиницах, так и в туристских компаниях.

Виды корпоративных совещаний. Внутренние совещания. Данные мероприятия предназначены исключительно для сотрудников компании. По данным Международной Ассоциации конгрессов и конференций (ICCA) в 2009г. мероприятия, имеющие своей целью повышения продаж компании, составили 43% от всех внутренних совещаний. Обучение является целью 37% организуемых мероприятий. Велика доля совещаний, имеющих целью подведение итогов – 31%. Доля совещаний, в ходе которых рассматриваются технические вопросы и мероприятия, имеющих своей целью стимулирование сотрудников компании составляют примерно по 21%.

Внешние совещания предназначены для компаний, действующих на определенном рынке. Соответственно, участниками подобных мероприятий выступают внешние партнеры корпорации. Наиболее часто компаниями проводятся презентация продуктов (в 32% случаях), конференции дилеров/дистрибьюторов (20%), симпозиумы/семинары по обсуждению специального вопроса (25%). Также к категории внешних совещаний могут быть отнесены выставки (20%), собрания акционеров (8%) и пресс-конференции (13%).

К совещаниям, предназначенным как для внутренних, так и для внешних партнеров могут быть отнесены две большие группы: рабочие семинары и мероприятия, имеющие своей целью обучение на долю которых приходится по 25% организованных мероприятий.

Основными отличиями рынка корпоративных мероприятий от некорпоративного рынка являются следующие аспекты:

• участие в корпоративном мероприятии чаще всего обязательно для сотрудника компании;

• корпоративные мероприятия, как правило, носят разовый характер;

• компания-организатор обладает средствами для полного финансирования корпоративного мероприятия;

• короткий период подготовки мероприятия (промежуток времени с момента принятия решения об организации до момента непосредственного проведения);

Средняя численность корпоративного совещания меньше, чем средняя конференция, проводимая ассоциацией.

Выставочная деятельность является многофункциональным понятием и может рассматриваться с разных аспектов. Можно выделить следующие социально-экономические характеристики, определяющие ее роль и место в экономике:

• выставочная деятельность выступает как сегмент национального рынка и одна из отраслей экономики, посредством которой реализуется значительная часть продукции и услуг страны;

• выставочная деятельность выступает как фактор координации предпринимательской деятельности, направленной на реальный и потенциальный рынок;

• выставочная деятельность выступает как место аккумуляции инновационных и инвестиционных проектов и средств для их реализации;

• выставочная деятельность – это эффективный инструмент маркетинговых коммуникаций, позволяющий участникам повысить конкурентоспособность своих товаров и услуг;

• выставочная деятельность позволяет извлекать социально-экономическую выгоду как на макроуровне (международная торговля), так и на микроуровне (деятельность местных предпринимателей).

Рынок становится все более сегментированным по видам организаций, размерам, целям, бюджету и профилю делегатов. [6, с. 201].

Тенденции развития рынка конгрессного туризма. В настоящее время можно выделить следующие особенности и тенденции развития рынка конгрессного туризма в мире:

1. Техническая спецификация все больше зависит от аудиовизуальных средств и информационных технологий.

2. Конгрессные мероприятия становятся все более насыщенными, и делегаты работают более интенсивно, что требует от организаторов достаточного количества хорошо оборудованных и комфортабельных комнат для проведения переговоров.

3. Возрастает спрос на разные выставки во время проведения конгрессных мероприятий.

Конгрессные мероприятия по масштабу часто не меньшие, чем выставочные, но имеют более квалифицированный и требовательный состав участников. Поэтому многие организаторы конгрессных мероприятий пытаются заручиться поддержкой правительственных кругов для привлечения различного рода международных встреч на свою территорию.

Цели и задачи конгрессно-выставочной деятельности. Основными задачами развития конгрессно-выставочной деятельности являются:

• осуществление конгрессно-выставочной деятельности в соответствии с интересами той или иной области во внешнеэкономической деятельности и региональной социально-экономической политикой;

• создание комплексной системы поддержки региональных участников выставочного процесса: предприятий малого и среднего бизнеса, научно-производственных, общественных и некоммерческих организаций;

• развитие потребительского рынка;

• продвижение товаров и услуг региональных товаропроизводителей на внешние рынки, популяризация той или иной области в субъектах Российской Федерации и за рубежом;

• привлечение внешних инвестиций, увеличение поступления доходов в бюджеты различных уровней и оптимизация интегральной бюджетной отдачи от выставочной деятельности;

• развитие конгрессно-выставочной инфраструктуры, материально-технической и экспозиционной базы;

• создание условий для проведения конгрессно-выставочных мероприятий и презентаций на высоком организационном уровне в соответствии с международными нормами и практикой;

• повышение статуса мероприятий и имиджа той или иной области в целом;

• разработка нормативно-правовых актов в сфере конгрессно-выставочной деятельности в целях создания благоприятных экономических, организационных и иных условий для участников выставок, предоставления информационно-консультативной, маркетинговой, финансовой, дипломатической и других видов помощи;

• подготовка и обучение квалифицированных кадров для выставочной деятельности. [7, с. 45].

Социально-экономические и нормативно-правовые основы конгрессно-выставочной деятельности

«Развитие конгрессно-выставочной деятельности напрямую зависит от степени ее поддержки государством. В любой стране, достигшей заметных успехов в развитии конгрессно-выставочного сектора экономики, существуют эффективно действующие механизмы регулирования и поддержки этой отрасли, а именно:

• развитая нормативно-правовая база, без которой невозможно встроить конгрессно-выставочную деятельность в экономический механизм государства;

• государственная поддержка развития материально-технической базы, поскольку объекты конгрессной и выставочной недвижимости имеют продолжительный срок окупаемости;

• государственная поддержка (организационная, финансовая, информационная) деятельности по продвижению конгрессно-выставочных возможностей страны на зарубежных рынках.

Роль торгово-промышленных палат в развитии конгрессно-выставочной деятельности. Сегодня конгрессно-выставочная деятельность является одним из основных направлений работы территориальных торгово-промышленных палат (ТТПП). Всего конгрессно-выставочной деятельностью занимаются около 80 ТТПП, т.е. 50% всех территориальных палат в Российской Федерации.

Работа территориальных торгово-промышленных палат направлена на координацию конгрессно-выставочной деятельности, развитие материально-технической базы, совершенствование правовых основ конгрессно-выставочной деятельности, создание единой информационной системы, подготовку кадров, расширение участия торгово-промышленных палат в конгрессно-выставочных мероприятиях за рубежом, активизацию сотрудничества с ТПП стран СНГ.

Сегодня возрастает координирующая роль территориальных торгово-промышленных палат в развитии конгрессно-выставочной деятельности в регионах. Координирующие органы по конгрессно-выставочной деятельности при участии территориальных палат действуют в 41 регионе РФ. В 38 регионах с участием территориальных ТПП созданы Советы, Комиссии или Комитеты по выставочной деятельности.

Патронирование выставок. С 2003 года в Российской Федерации стала применяться система патронирования конгрессно-выставочных мероприятий Торгово-промышленной палатой Российской Федерации с целью организационно-информационной поддержки конгрессно-выставочной деятельности. Патронирование повышает значимость проводимых конгрессных мероприятий и выставок, содействует популяризации выставочных тематик, привлечению дополнительного числа экспонентов и т.д.

Торгово-промышленная палата Российской Федерации:

• поддерживает участие российских производителей товаров и услуг в экономически и социально значимых выставочно-ярмарочных мероприятиях, способствующих развитию экономического потенциала России и отдельных регионов и направленных на привлечение инвестиций в отдельные отрасли экономики и регионы;

• способствует технологическому обновлению приоритетных отраслей промышленности, развитию малого и среднего бизнеса, реализации инновационных проектов; социально-экономическое развитие проблемных регионов, развитию экспортных возможностей отраслей и регионов России на рынках стран ближнего и дальнего зарубежья.

Нормативно-правовая база конгрессно-выставочной деятельности. Действующая нормативно-правовая база конгрессно-выставочной деятельности в РФ не в полном объеме регулирует вопросы конгрессно-выставочной деятельности. В соответствии с рекомендациями Правления Торгово-промышленной палаты России от 19 декабря 2002г. территориальные ТПП совместно с органами местного самоуправления активизировали процесс формирования нормативных основ регулирования конгрессно-выставочной деятельности на региональном уровне. Такая нормативная база сформирована в 26 субъектах Федерации.

В настоящее время ведется разработка Положения об организации конгрессно-выставочной деятельности в Российской Федерации. В Положении должны быть систематизированы основные понятия в области конгрессно-выставочной деятельности; общие правила проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации; а также роль и функции саморегулируемых организаций в выставочном процессе.

На заседании Правительства Российской Федерации 29 марта 2001г принято, в частности, решение о разработке проекта Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Проект Концепции, представленный Минэкономразвития России определяет современное состояние и перспективы дальнейшего развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Документ направлен на разработку комплекса мер в области государственной координации и поддержки рынка выставочных услуг с учетом интересов отечественных товаропроизводителей-участников выставочно-ярмарочной деятельности, предпринимателей и потребителей, выставочных организаций и представителей всех сфер выставочного бизнеса. Проект Концепции нацелен на поддержку выставочной деятельности в субъектах Российской Федерации, призван содействовать развитию экономики регионов страны и выходу отечественных организаций на зарубежные рынки. [9,с. 29].

Состояние выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Сегодня конгрессно-выставочная деятельность в РФ превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры. Сегодня конгрессы, выставки и ярмарки в России обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации инвестиционных проектов российских организаций.

Важным аспектом выставочно-ярмарочной деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест. Количество занятых непосредственно в выставочных организациях составляет примерно 20 тыс. человек, а с учетом вторичной занятости (в инфраструктуре выставок и конгрессов на срок их проведения) достигает 150 тыс. человек.