H000950 Курсовая работа Рабочие места и информационное обеспечения менеджера

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Теоретические основы организации рабочего места менеджера и его информационного обеспечения

1.1 Организация рабочего места менеджера

1.2 Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений

1.3 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их  классификации

Глава 2. Организации рабочего места менеджера АО «Альфа банк»

   2.1 Характеристика организации,  структура

   2.2 Рабочее место менеджера, кабинет и его обустройство

   2.3 Рекомендации по организации эффективной работы менеджера

Заключение

Список литературы

Введение

От того, каким образом организовано рабочее место, во многом зависит эффективность труда руководителей всех категорий независимо от той должности, которую они занимают. Задание рациональной организации рабочих мест руководителей включает у себя не только оборудование его всем необходимым в соответствии с содержанием и характером работы, которая выполняется, но и рациональное его размещение, создание комфортных условий труда. В этом и заключается актуальность данной темы.

Объектом исследования является АО «Альфа Банк». Предметом исследования является – организация рабочих мест.

Целью данной курсовой работы является -  исследование рабочего места и информационного обеспечения менеджера.

Для выполнения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• Исследовать организация рабочего места менеджера

• Выявить значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений

• Рассмотреть современные средства обеспечения управленческой деятельности, их  классификации

• Дать характеристика Альфа банка, рассмотреть  структуру

• Рассмотреть рабочее место менеджера, кабинет и его обустройство

• Дать рекомендации по организации эффективной работы менеджера.

В представленной курсовой работе разработано две главы. Первая – содержит теоретические основы организации рабочего места менеджера и его информационного обеспечения.

Во второй практической главе дается описание и анализ деятельности изучаемого банка АО «Альфа Банк», проведены исследования рабочих мест,  даны рекомендации по улучшению деятельности.

Глава 1. Теоретические основы организации рабочего места менеджера и его информационного обеспечения

1.1 Организация рабочего места менеджера

Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения.

Понятие «рабочего места» имеет двойной смысл. С одной стороны, это первичное звено производственной структуры предприятия, с технической точки зрения - зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой осуществляется трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну функцию, работу, операцию, элементарную процедуру, при возможно меньших физических усилиях и нагрузке.

Основные составляющие рабочего места:

- цели, представления о результатах работы;

- заданный предмет труда;

- система средств труда;

- система профессиональных служебных обязанностей;

- система прав работника;

- производственная среда.

Рабочее место - первичное звено производства, находящееся в непосредственном видении одного рабочего или бригады и включает в себя комплект материальных элементов, обеспечивающих процесс труда.

Организация рабочего места – процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счёт установления определённых параметров элементов и определённой структуры отношений между элементами, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия. Основными направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются: специализация и оснащение рабочих мест; пространственная планировка рабочих мест; обслуживание рабочих мест.

Организация рабочих мест включает:

- устройство и планирования служебных помещений и размещение в них рабочих мест;

- планирование рабочих мест;

- оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами обработки информации.

Общим требованием рациональной организации рабочих мест является создание работникам максимального удобства для осуществления их деятельности, освобождение от нерациональных перемещений и движений, снижение на этой основе затрат труда на выполняемую работу.

От организованности рабочего место во многом зависит эффективность труда руководителей всех категорий независимо от той должности, которую они занимают. Задание рациональной организации рабочих мест руководителей включает у себя не только оборудование его всем необходимым в соответствии с содержанием и характером работы, которая выполняется, но и рациональное его размещение, создание комфортных условий труда.

Наилучший вариант организации рабочего места, как и в других сферах деятельности, может быть определен лишь при условии детального анализа той работы, которая выполняется менеджером.

Труд менеджера - это не только сугубо умственная деятельность. В процессе выполнения своей работы руководитель работает на компьютере, пользуется телефоном, по факсу, модемом, техникой для умножения документов. Его труд - это множество разных движений, простых и сложных, таких, которые выполняются лишь один раз, и таких, которые повторяются многократно, которые нуждаются во внимании или выполняются автоматически.

Рабочее место руководителя - кабинет или часть общего помещения, в котором происходит трудовая деятельность и которое оборудовано в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми орудиями труда.

Правильная организация рабочего места дает возможность менеджеру:

- рационально, с наименьшими расходами труда выполнять свои функции;

- эффективно общаться с подчиненными и другими работниками;

- поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение.

Рабочее место менеджера должно отвечать определенным требованиям:

- площадь рабочего места должна удовлетворять санитарным нормам;

- мебель в кабинете или другом служебном помещении следует размещать с учетом взаимосвязей менеджера с подчиненными и последовательности работ, которые выполняются;

- мебель, оборудование рабочего места, количество и номенклатура орудий труда должны отвечать содержанию и особенностям выполняемой работы. При этом мебель следует подбирать согласно с функциональными, эргономичными, психофизиологическими и эстетичными требованиями.

Организация рабочего места менеджера предусматривает:

- упорядочение и планирование помещения, в котором оно находится;

- выбор и оборудование рабочего места средствами и предметами труда;

- размещение предметов труда на рабочем месте в определенном порядке.

Рабочее место руководителя, который осуществляет прием работников в служебных и личных делах, проводит на рабочем месте совещания, принимает и передает конфиденциальную информацию, размещают, как правило, в отдельном помещении (кабинете).

Для кабинета используют комнаты с естественным освещением прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,3 или 1:1,5 и предельно 1:2. Квадратные помещения менее удобны для размещения кабинета. Минимальная высота комнат - 3,25, ширина - 3 м.

Площадь кабинета должна колебаться от 12 до 40 м2. Она определяется функциями, общественным положением руководителя и не должна превышать разумных пределов.

Рабочее место руководителя может быть в общем помещении. При этом его располагают отдельно от рабочих мест подчиненных и оно должно занимать большую площадь, чем их рабочие места. В некоторых случаях рабочее место можно размещать на возвышении (платформе). Это обеспечивает возможность наблюдения за рабочими местами исполнителей.

С целью частичной визуальной и звуковой изоляции рабочего места используют стационарные и передвижные перегородки, сборно-разборные экраны, шкафы, разделительные перегородки, декоративные растения и тому подобное.

Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административно-управленческого персонала. В их основе лежат следующие принципы, отражённые на рисунке 1:

Рисунок 1 – Принципы организации труда руководителя

Кроме этих принципов при организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований. (Рис. 2)

Рисунок 2 – Требования к организации рабочих мест менеджера

Материальная и моральная заинтересованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.

Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного её использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учётом утомляемости человека.

Рациональная организация труда и рабочего пространства руководителя – один из показателей культуры управления, критерий нравственных ценностей личности. По нему определяется совокупность знаний и навыков руководителя в отношении организации своей деятельности и формирования образа делового человека. Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения руководителя должно соответствовать и его рабочее место. Например, от стиля руководства зависит, как менеджер располагает своих подчинённых во время деловых совещаний

Для авторитарного (автократического) стиля руководства характерна следующая схема (Рис. 3) где:

      - рабочее место менеджера;

  - рабочее место подчинённого;

  - условное обозначение стола.

Рисунок 3 -  Схема расположения рабочих мест на деловом совещании при авторитарном стиле руководства

Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и команда, такое расположение сразу показывает подчинённым, в чьих руках сосредоточена власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем.

Руководитель, который намерен получать реальную отдачу от коллектива, прежде всего должен создать доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный обмен информацией, а также полностью использовать опыт, знания и компетенцию людей.

Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему изображённую на рисунке 4:

Рисунок 4 – Схема расположения рабочих мест на деловом совещании при демократическом стиле руководства

Из схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается (как правило) в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем организации. Это благотворно влияет на выработку подчинёнными новых идей, способствует обмену информацией и развитию коммуникаций.

В реальной жизни менеджеры, придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства встречаются крайне редко. Менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации.

2. Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений

Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Управленческая деятельность – один из важнейших факторов функционирования и развития предприятий в условиях рыночной экономики, а  процесс принятия управленческих решений является средством, при помощи которого руководство сплачивает воедино трудовые ресурсы,  материалы, информацию и людей, и позволяет осуществлять деятельность для достижения поставленных целей.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникация, буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

- Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

- Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

- Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

- Регулирование и рационализация информационных потоков.

Управление в полной мере использует полную, объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса

Управленческая информация - это набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

Рассмотрим характеристики управленческой информации:

• объем;

• достоверность;

• стоимость;

• насыщенность;

• открытость;

• ценность.

Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:

- засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Достаточный уровень информации - это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация - это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

- секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;

- конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

- публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

Специалисты называют шесть основных способов выработки информации:

- самонаблюдение - это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);

- взаимодействие - взаимный обмен информацией;

- сообщение - это письма, отчеты, специально организованные исследования;

- анализ - это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;

- оценка собственного поведения - квалификация и опыт;

- образование и опыт - совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

1.3 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их  классификации

Основу управленческой информации представляет собой вербальная и невербальная формализованная документированная информация, зафиксированная (законсервированная) на различных видах носителей информации — на бумаге, на магнитных лентах, фотопленке. Наиболее распространены текстовые и графические бумажные документы. Попытки создать бездокументированную систему управления обречены на неудачу вследствие того, что предварительные проработки будущих производственных процессов всегда должны быть сделаны заранее и зафиксированы для последующего использования, потому что все организации объективно являются социальными системами, и потому для организации совместной деятельности необходимо каждое рабочее место обеспечить соответствующей информацией, которая позволяет организовать кооперированную деятельность, скоординированную и согласованную во времени и в пространстве.

В документах фиксируются решения, ход их выполнения, отражаются основные характеристики процессов организации производственных процессов.

Документооборот крупных предприятий составляет более 100 тыс. документов в год. Работа с документами у специалистов управления занимает от 30 до 60 % рабочего времени, причем до 40 % информации переносится из документа в документ без всякой обработки, то есть переписывается. Поэтому эффективная организация документального обеспечения организованной деятельности имеет чрезвычайно важное значение.

Документированная информация может быть классифицирована следующим образом.

А. По типу носителя информации: на бумажных, магнитных носителях и фотопленке.

Б. По способу изготовления: рукописные, машинописные, типографские, фотографические.

В. По назначению: распорядительные, информационно-спра¬вочные, нормативные, рекомендательные, организационные (пре¬тензионные, регламентирующие, договоренности), исполнительные (отчетно-учетные).

Г. По степени срочности: простые, срочные, весьма срочные.

Д. По предмету управленческой деятельности: материально- технические, технические, технологические, финансовые, экономические, кадровые.

Е. По функциям управления: плановая, прогнозная, диспетчерская, контрольная, учетная, аналитическая, директивная (регулиру¬ющая).

Ж. В зависимости от сферы обращения: внешняя (входящая, исходящая) и внутренняя (используемая внутри предприятия).

З. По видам управленческой деятельности: техническая, технологическая, экономическая, социальная, политическая.

И. По уровню сложности: простые, сложные.

Кроме того, документы могут быть первичными, промежуточными, выходными, подлинниками (оригиналами и дубликатами), копиями и т.д. Однако многие из этих характеристик документов могут принадлежать одному и тому же документу, описываемому с разных сторон.

Наиболее существенными свойствами документов являются их информационные свойства, такие, как форма, размер, физический и информационный объем, информационная емкость, информативность.

По форме различают площадные (чертежи, плакаты), линейные (ленты, картотеки, книги), объемные (макеты) документы.

Физический объем – это размер документа, выраженный в ед. длины, площади и объема.

Информационный объем – количество печатных знаков, строк, учетно-издательских листов, дорожек на магнитных лентах, растровых точек на экране дисплея (рисунке).

Отношение физического и информационного объема называется плотностью (компактностью) информации. Уплотнение – микрофильмирование, кодирование, схематизация информации.

Информационная емкость – количество информации, вложенное в информационный объем (графики, диаграммы, схемы).

Информативность – количество полезной информации в документе.

В качестве основных видов организационно-распорядитель¬ных (служебных) документов различают:

• приказ – решение руководителя (долговременное);

• распоряжение – оперативное решение;

• указание – решение, обращенное к конкретному исполнителю;

• инструкция – правила;

• протокол – запись хода обсуждения какого-либо вопроса, совещания;

• акт – документ, фиксирующий факт;

• докладная записка (рапорт) – сообщение по какому-либо вопросу руководству;

• справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные события и факты.

Каждый документ имеет свою форму, свои правила построения и оформления содержания, свои размеры и т.п., которые устанавливаются соответствующими системами стандартов: Единая система государственной документации (ЕСГД), Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП) и т.п.

Наиболее существенными недостатками документированной информации являются:

• дублирование документов и содержащихся в них данных;

• большое количество излишних неиспользуемых показателей, в то же время отсутствие необходимых данных;

• плохая сопоставимость данных, содержащихся в различных документах;

• несоответствие форм и содержания документов технике обработки документов и передачи информации;

• низкая эффективность изготовления документов.

Соответственно основными направлениями повышения эффективности документированной информации являются:

1) сокращение избыточности информации в документах за счет применения телеграфного стиля, использование письма-под¬линника для ответа, кодификации и шифрации информации, применение типовых текстов, трафаретизация и типизация текстов;

2) формализация и унификация документов;

3) стандартизация (система ГОСТ, ЕСГД);

4) унификация показателей и реквизитов;

5) ориентация на использование банка данных;

6) использование унифицированной нормативно-технологи¬ческой документации (УНТД);

7) применение бесчертежной документации;

8) совмещение плановых и отчетных документов и т.д.

Разработка документов осуществляется по следующей схеме (Рис. 5). Эффективность документированной системы информации в организации в значительной степени определяется схемой документооборота и схемой информационных связей. Под документооборотом понимается схема последовательности прохождения документов по структурным подразделениям организации. Иногда под документооборотом понимается делопроизводство. Однако делопроизводство – это только малая часть документальных операций, т.к. объединяет только технические канцелярские операции, связанные с приемом, регистрацией, направлением на исполнение документов, техническим контролем исполнения, отправкой и хранением документов. Подавляющее большинство документальных операций содержательного характера осуществляется не в канцелярии, а в основных функциональных подразделениях системы управления и отражается в оперограммах и схемах информационных связей.

Схема информационных связей отражает систему функциональных операций по обработке информации и выработке управленческих решений. По существу, последовательность прохождения документов по структурным подразделениям определяется составом операций, осуществляемых при решении функциональных задач, и отражается в оперограммах по каждому виду документа.

На основании оперограмм основных видов документов составляется схема информационных связей (потоков) в системе управления, то есть на схеме организационной структуры показываются все информационные функциональные связи структурных подразделений между собой с указанием направлений, последовательности взаимосвязей и их функциональное содержание. Использование в схеме информационных связей кодов документов и шифров операций позволяет получить достаточно полное и компактное отражение структуры и содержания функциональной управленческой деятельности.

На основе подобной схемы можно установить целесообразность маршрутов документов, основные информационные и документальные потоки, их направленность и плотность, оптимизировать информационную систему управления за счет исключения встречных потоков, дублирования, цикличности и т.п. На основе схемы информационных связей можно построить так называемую "линейную карту распределения полномочий (обязанностей)" (ЛКРО) и определить рациональный уровень централизации принятия решений.

Рисунок 5 -  Схема разработки управленческой

документации

Информация, использующаяся в качестве предмета и средств управленческой деятельности, может рассматриваться как информационное обеспечение системы управления. Таким образом, к информационному обеспечению относится только та информация, которая используется для осуществления управленческой деятельности, то есть необходимая для перевода организации как деятельностной системы из одного состояния в другое на основе аналитической и прогностической информации о динамике окружающей среды. Особенность обеспечивающей информации состоит в том, что она включает в себя прошлую (эмпирическую и нормативную) и актуальную текущую (на данный период времени) информацию о фактическом состоянии организации и окружающей среды. Ее аналитическая интерпретация и вероятностная прогностическая информация о возможных предполагаемых проектных (по фазам, стадиям и этапам технологии производственных процессов) и плановых (задаваемых на конец определенных плановых календарных периодов) состояниях организации и окружающей среды относится к собственно управленческой результирующей информации, представляющей собственно управленческие решения.