Поиск по каталогу

Библиотека онлайн

H000391 Дипломная работа Разработка проекта по внедрению электронного документооборота в компанию

3400 руб. 1890 руб.

В корзину

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 9

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА 12

1.1. Определение ключевых понятий и терминов СЭД

 в российском законодательстве  12

1.2. Обзор основных систем электронного документооборота,

представленных в России 18

ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 1 23

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ТУР-МАСТЕР» 24

2.1. Анализ предприятия 24

2.2. Анализ и разработка проектных решений 41

ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 2 51

3. РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ СЭД НА ПРЕДПРИЯТИЕ ООО»ТУР-МАСТЕР» И ОЦЕНКА ЕГО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ 53

3.1.Обоснование методики расчета экономической эффективности  53

3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта 55

ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 3 67

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 70

ПРИЛОЖЕНИЯ 72


 

ВВЕДЕНИЕ


Управленческая деятельность и функционирование любого предприятия в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Главная проблема традиционной технологии ведения и управления документооборотом состоит в практической невозможности централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудовых затрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение воедино всей соответствующей информации.

Это приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать над какими документами в целом работает организация, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты определенные исполнители.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД становится неотъемлемой частью и необходимым фактором успешного развития бизнеса в современных условиях, повышая его мобильность, устойчивость и конкурентоспособность на рынке.

Очевидно, что в настоящее время внедрение системы электронного документооборота является жизненно необходимым для компаний, которые стремятся развиваться и выходить в лидеры на рынке в своем сегменте,а также служит критерием и показателем эффективности их работы и залогом будущего благополучия.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы ООО «Тур-Мастер, посредством усиление контрольной функции управления затратами времени при создании и продвижении турпродукта и четкой организации бизнес процессов.

Целью данной работы является:

Разработка проекта по внедрению электронного документооборота в компанию ООО «Тур-Мастер».

Задачи:

В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие основные задачи, требующие решения в ходе работы:

• исследование российского рынка в области электронного документооборота.

• ознакомление с организационной структурой предприятий, изучение функций, задач и основных видов деятельности предприятия;

• анализ работы предприятий и ее взаимодействия с внешними факторами;

• выявление бизнес процессов, протекающих в компании и представление новой схемы бизнес-процессов.

Объектом исследования данной бакалаврской работы является ООО «Тур-Мастер», основной деятельностью которой является корпоративное обслуживании и предоставление полного комплекса услуг в области Businesstravel&MICE&Leisure&VIPservice.

Предметом исследования стали организационные и методологические аспекты движения документов внутри компании ООО «Тур-Мастер».

Теоретической основой бакалаврской работы послужили работы отечественных ученых, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота,в частности: Глик Д.И.[6], Габдулхакова Н.К., Свиридова О.В.[7], Подолина О.В.[11]., Гайкович В.М[12], Кузнецов, С.Л.[13].

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в разработке и внедрении информационной системы электронного документооборота в компанию ООО «Тур-Мастер».

После написания работы предполагается провести внедрение информационной системы в компанию.

После внедрения СЭД в компанию ООО «Тур-Мастер» ожидается, что работа в компании существенно улучшится, в частности, по следующим показателям:

• оперативность проведения внутренних документов;

• существенное улучшение контроля над работой сотрудников любого подразделения предприятия (учетно-контрольные функции);

• прозрачность работы всех служб компании;

• снижение расходов на канцелярские принадлежности, заработную плату и иных расходов, на которые может повлиять внедрение электронного документооборота;

• систематизация и оптимизация общей работы предприятия;

• повышение конкурентоспособности предприятия на современном рынке.

Нормативной базой исследования являются Федеральные законы Российской Федерации и ГОСТы, касающиеся вопросов документооборота на предприятии такие как:

1. Федеральный закон от 27.06.2006 г., № 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)[2];

2. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3];

3. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи"[5];

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»[1];

5. ГОСТ Р 7. – 2015 «Электронные документы»[4].

Информационной базой послужили нормативные материалы предприятия, устав фирмы, должностные инструкции сотрудников, приказы и указания руководства организации, первичные документы и другие материалы.


1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. Определение ключевых  понятий и терминов СЭД в российском законодательстве

Системы электронного документооборота стали логическим продолжением вертикальных приложений, используемых западными специалистами, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами и бухгалтерскими программными оболочками, применяемыми для обработки счетов и расчетов зарплаты. Требования, предъявляемые к вертикальным приложениям, стали основой для систем электронного документооборота.

Быстрое развитие информационных технологий не позволило в данный момент унифицировать многие понятия и термины, относящиеся к системе электронного управления документами. Это позволяет исследователям и практикам давать свои определения.

Основной структурной единицей СЭД является документ. Следует отметить, что в системе электронного документооборота используют как традиционные документы, так и электронные.

Под термином «документ» принято понимать «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Данное определение сформулировано в Федеральных законах: Федеральный закон от 27.06.2006 г., № 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2016)[2], Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3] и в государственных стандартах: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»[1].

Термин «электронный документ» до 2011 года определялся, как «документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»[2].

Но данное определение устарело, так как концепция электронного документа за последние годы изменилась. Современный электронный документ – это документ, который создан программными средствами, наделённый самостоятельным содержанием и оформлением, целостный электронный объект, представляющий собой нерасторжимое единство произведения и технических характеристик, определяющих его функционал (формат файла, набор форматов файлов) предназначенное для непосредственного восприятия человеком. Данное определение сформулировано государственных стандартах: ГОСТ Р 7. – 2015 «Электронные документы»[4].

Согласно Федеральному закону от 27.06.2006 г., № 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»[2].

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи" трактует электронный документ следующим образом: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия»[5].

Как видим, акцент в понятии «электронный документ» делается на придании ему юридической силы, с помощью электронной подписью (ЭП).

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Средства электронной подписи – это «шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи». Ключом электронной подписи является «уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи». Тогда как ключ проверки электронной подписи – это «уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)»[5].

Следует отметить, что законодательство РФ различает несколько видов электронной подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ в ред. от 30.12.2015 «Об электронной подписи»):

• - простая электронная подпись;

• - усиленная неквалифицированная электронная подпись;

• - усиленная квалифицированная электронная подпись.

В СЭД как правило используются все три вида.

Первая подтверждает факт формирования подписи пользователем с помощью кодов, паролей или других средств. Данная подпись не подлежит обязательной сертификации.

Неквалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования сведений содержащихся в документе с помощью ключа электронной подписи. Она обязательно должна определять пользователя, который подписывает электронный документ, регистрировать любые изменения, производимые в электронном документе после его фактического подписания. Данная подпись создается с помощью средств электронной подписи и также не подлежит обязательной сертификации.

Квалифицированную электронную подпись следует регистрировать у юридического лица, которое на законном основании осуществляет деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Основным отличием неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной электронной подписи состоит в дополнительной проверке электронной подписи путем сверки с эталонной, указанной в квалифицированном сертификате. При создании и проверке такой подписи следует только применять средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленными Федеральным законом[6].

Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, которые создают или проверяют электронные подписи, либо создают или проверяют ключи электронной подписи.

Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет понятие «корпоративная информационная система». Корпоративная информационная система – это «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц»[6]. Тогда как информационной системой общего пользования является «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано».

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [1]. Как видно из определения, нет существенной разницы между традиционным и электронным документом. Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей[6]. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации – от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации[11].

Наиболее удачным представляется следующее определение системы электронного документооборота:

«СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий»[12].

Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.

Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п.

В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации[13].

Сокращение СЭД (система электронного документооборота) является распространенным термином для определения задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе с документами. Наравне с «СЭД» в профессиональной терминологии употребляются и другие обозначения в качестве синонимов или близких понятий:

• САД – система автоматизации документооборота;

• СУД – система управления документами;

• САДО – система автоматизации документационного обеспечения;

• САДП – система автоматизации деловых процессов;

• САДД – система автоматизации делопроизводства и документооборота;

• КИС – корпоративная информационная система;

• АСУД –автоматическая система управления документами;

• КАСУ– корпоративная система автоматизации делопроизводства и т.п.[14].

Таким образом, несмотря на сравнительную молодость систем электронного документооборота, на сегодняшний день оформилась совокупность понятий и терминов, позволяющая наиболее полно определить сущность СЭД и разрабатывать дальше проблемы теории и практического применения СЭД.

1.2. Обзор основных СЭД, представленных в России

На сегодняшний день существуют следующие типы СЭД:

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).

2. Системы с развитыми системами workflow.

3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией.

4. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами.

Рассмотрим основные программные продукты СЭД, используемые в России.

Система электронного документооборота "Е1 Евфрат"

Система электронного документооборота "Е1 Евфрат" обладает такими возможностями как:

• Автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов;

• Создание форм документов любой сложности без программирования;

• Поддержка СУБД My SQL, бесплатной PostGre;

• Возможность работы с любого устройства;

• Использование сканера распознавания (Drag&Recog);

• Поиск текста по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме[8].

Архитектура программы приведена на рисунке 1.1

 

Рисунок 1.1-Архитектура системыэлектронного документооборота"Е1 Евфрат"


Система электронного документооборота «ДЕЛО»

СЭД «ДЕЛО» обладает такими возможностями как:

• Автоматизация всего жизненного цикла документов в компании (от регистрации или создания проекта до списания в дело и передачи на архивное хранение);

• Простой перевод документов в электронный вид с помощью опции «Поточное сканирование»;

• Автоматизация стандартных процессов исполнения и согласования документов, и возможность программирования маршрутов движения документов и бизнес-процессов различной сложности (Workflow) при помощи подсистемы «Управления процессами»;

• Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах;

• Возможность создавать юридически значимый электронный документооборот с использованием ЭП и средств криптозащиты;

• Регистрация документов из электронной почты, прием и отправка документов из интерфейса системы. [9].

Архитектура программы представлена на рис 1.2

 

Рисунок 1.2 - Архитектура системы электронного документооборота «ДЕЛО»


Система электронного документооборота «БОСС-Референт»


Система электронного документооборота «БОСС-Референт» разработана компанией Ай-Ти на основе базы ПО LotusNotes. С помощью СЭД «БОСС-Референта» осуществляются:

• Централизованное хранение документов;

• Поиск документов;

• Пересылка документов любых форматов;

• Разграничение прав доступа к документам[9].

На рисунке1.3 представлена функциональная структура системы.

Не забудьте оформить заявку на наиболее популярные виды работ: